Что такое деловые переговоры

Деловые переговоры это процесс взаимодействия и обмена информацией между двумя или более сторонами с целью достижения взаимовыгодного соглашения или решения конкретной проблемы. Они имеют значение для успешной деятельности организаций.

Понятие

В ходе деловых переговоров стороны выступают в качестве представителей своих интересов и пытаются добиться максимально выгодных условий. Это может включать обсуждение цен, сроков, условий сотрудничества, вопросов поставок. Каждая сторона стремится защитить свои интересы, однако важно помнить о необходимости поиска компромисса для достижения взаимовыгодного результата.

Проведение деловых переговоров требует от участников определенных качеств. Коммуникативные навыки (слушание, говорение, умение четко выражать мысли) являются ключевыми в достижении взаимопонимания. Умение анализировать ситуацию, предвидеть возможные последствия и принимать решения на основе рациональных аргументов также играют важную роль.

Цель деловых переговоров состоит в том, чтобы достичь сотрудничества, учитывающего интересы обеих сторон. В ходе беседы участники могут сталкиваться с различными препятствиями. Речь идет о разногласиях, конфликтах интересов или трудностях в поиске общего знаменателя. Однако, благодаря грамотной подготовке, гибкости и терпению, эти препятствия можно преодолеть.

Делаем вывод, что деловые переговоры – это важный инструмент в бизнесе и общественной жизни, позволяющий разрешать спорные ситуации, находить компромиссы, строить взаимовыгодные отношения. Правильное ведение ДП требует определенных навыков, уважительного отношения и целенаправленных действий со стороны участников.

Внимание! Деловые переговоры предоставляют большие возможности для развития бизнеса.

Функции

Переговоры – это часть процесса принятия согласованного решения.

Есть причины, по которым становится необходимо провести ДП:

• Когда уже примененные методы не приносят результатов и требуется исследовать новые возможности.
• Когда есть проблема, решение которой возможно только при участии нескольких сторон.
• Когда требуется немедленно задать вопросы и разрешить сомнения участников.
• Когда необходимо найти общие интересы и точки соприкосновения.
• Когда требуется найти похоже мыслящих людей и создать сеть лояльных контактов.
• Когда нужна обратная связь от участников.
• Когда необходимо совместно разработать решение проблемы.

В конце встречи сторона, принимающая решение, выбирает один из предложенных переговорщиком вариантов.

Внедрение квиза в воронку продаж может позволить решить около половины задач, которые связаны с переговорами с клиентами. Квиз работает на прогрев аудитории, вызывает интерес к продукту, собирает потенциальных клиентов и даёт им ясное представление о компании.

Внимание! В игровой форме клиент может рассказать о себе гораздо больше, чем на официальной встрече.

Переговоры являются частью управленческой деятельности и возникают во многих сферах: от решения конкретных споров до макроэкономических процессов, политики, безопасности, экологии.

Переговоры также имеют значение в бизнесе, поэтому необходимо использовать навыки, позволяющие договориться с разными сторонами. Мы расскажем о них далее.

Этапы проведения

Проведение деловых переговоров, которые направлены на заключение взаимовыгодного соглашения – сложный процесс, состоящий из нескольких этапов. Каждый из них имеет особенности.

1. Подготовка
   От этой стадии зависит 90% успеха. На этапе подготовки необходимо:
   - Выявить проблему и найти тех, кто сможет ее решить.
   - Четко сформулировать план и программу деловой беседы, понять интересы всех сторон.
   - Организовать встречу, учесть все организационные моменты, связанные с подготовкой к ДП.
2. Прояснение
   Этот этап требует внимательности. Рекомендуется не торопиться с началом торговли. Сначала важно установить контакт с партнером и выяснить его интересы.
3. Предложения
   Позволяет разрешить противоречия, которые часто возникают во время деловых разговоров. На данном этапе происходит обмен предложениями. Стороны выясняют, где возникло недопонимание.
4. Торги
   Стороны стремятся достичь желаемой цели, сделав уступки и меняя то, что они ценят по-разному.
5. Принятие решений
   Это предфинальный этап переговоров, на котором не стоит торопиться. Лучше еще раз обдумать, выгодно ли достигнутое соглашение.
6. Заключительная стадия – закрепление договоренностей
   Этот этап требует обязательной фиксации достигнутого соглашения, чтобы избежать отказа сторон от решения, которое было принято на переговорах.

Виды и формы

Деловые переговоры – это устная коммуникация между сторонами. Они могут быть двухсторонними или многосторонними. Во втором случае ДП могут также проводиться в форме совещания, заседания или «круглого стола».

Формы деловых переговоров:

1. Конструктивная беседа. Взаимный обмен мнениями, где каждая сторона учитывает все позиции, независимо от их авторства.
2. Инструктивная беседа. Передача информации в виде инструкций или наставлений. Главная цель – достигнуть соглашения.
3. Убеждающая беседа. Убеждение собеседника в достижении желаемой цели на основе логических рассуждений, аргументов и проверенных фактов.
4. Спор. Соревнование в убеждении другой стороны в своей позиции.
5. Дискуссия. Обсуждение, основанное на аргументах и проверенных фактах.

Есть несколько видов деловых переговоров:

• Официальные. Проводятся в соответствии с протоколом и строгими процедурами.
• Неофициальные. Неформальные беседы, которые не ведут к подписанию договоров.
• Внешние. Проводятся с партнерами и клиентами.
• Внутренние. Происходят внутри организации.

Методы проведения

Деловые переговоры – это не место для импровизации. Участвуя в них, опытный топ-менеджер демонстрирует свое мастерство и дипломатические навыки. В зависимости от предмета, цели и участников ДП, лидер может выбрать один из четырех методов их проведения.

• Вариационный

Этот метод эффективен при проведении сложных переговоров, которые могут перерасти в открытый спор с оппонентом. Чтобы сохранить свою авторитетность и позицию лидера в такой ситуации, нужно заранее рассмотреть все альтернативные способы решения проблем, которые могут возникнуть. Для этого достаточно ответить на следующие вопросы:

1. Каково идеальное решение этой проблемы?
2. Какие аспекты идеального решения вы можете предложить?
3. На какое решение вы готовы пойти, если это необходимо?
4. Как обосновать свое решение другой стороне?
5. Какие предложения оппонента являются неприемлемыми?

Ответив на эти вопросы, лидер будет иметь ясное представление о желаемых и реальных результатах ДП. Такой метод позволит избежать ошибок.

• Интеграционный

Этот метод оптимален, когда оппонент преследует только свои интересы и не желает идти на компромисс.

Фокусируйтесь не на различиях во взглядах, а на общих точках. Вероятно, не удастся достичь соглашения с оппонентом по всем пунктам, поэтому в ходе обсуждения следует уделять внимание самым значимым аспектам.

• Метод уравновешивания

Применяя данное положение, необходимо предварительно разработать доводы, которые позволят разоружить другую сторону. В ходе представления товара или услуги, представьте себя на месте потенциального клиента или инвестора. Какие конкретные вопросы вы бы сформулировали во время переговоров? Какие связанные с этим нюансы потребуют пояснений?

Анализируйте возможные аргументы другой стороны. Предварительно продумайте доводы, которые помогут вам достойно держаться при дискуссиях.

• Компромиссный

Метод является оптимальным для проведения переговоров с потенциальными и постоянными партнерами. Во время таких коммуникаций каждую сторону представляют демократичные и позитивные руководители, готовые содействовать достижению соглашений по ключевым вопросам.

Хотите сохранить дружелюбные отношения с партнером? Идите на уступки в несущественных аспектах соглашений, даже если они могут принести убытки. Через определенный период времени уступающая сторона обязательно изменится. Так вы сохраните и укрепите деловые связи, важные для процветания вашей компании.

Стратегии

Компетентный переговорщик – гибкий индивидуум. Он полностью осознает отсутствие универсальной стратегии для всех деловых общений. Успешный дипломат придерживается одной из четырех стратегий ДП:

• «Выигрыш–Выигрыш»

Эта стратегия подразумевает сохранение партнерских отношений как ключевую цель переговоров. При ее применении выгода одной стороны обеспечивает условия для роста прибыли для всех участников деловой коммуникации.

Однако, если другая сторона жесткая, конфликтная и защищает только свои интересы, вести переговоры становится сложно. Практикуя данную стратегию, важно заранее продумать результаты мероприятия и притязания оппонента. В процессе деловой встречи активно обсуждайте эти детали с партнером. С большой вероятностью переговоры пройдут успешно.

• «Выигрыш–Проигрыш»

Это спорная стратегия переговоров, которая целесообразна, если установленные деловые связи не имеют значения. Главной целью здесь является достижение определенной цели. Доминирующая сторона вынуждает оппонента принимать условия сотрудничества, которые заранее продуманы. Последние невыгодны для другой стороны, но она вынуждена их выполнять из-за своего зависимого положения.

Стратегия «выигрыш–проигрыш» подходит для взаимодействия с должниками и компаниями, которые не выполнили предыдущие договоренности. Однако она не применяется для надежных деловых партнеров. Тем более ее нельзя использовать при ДП с представителями организаций более высокого уровня, где вы являетесь заинтересованной в сотрудничестве стороной.

• «Проигрыш–Выигрыш»

Этой стратегии придерживаются люди, которые избегают конфликтов, принятия решений и любого давления. Они без труда отказываются от своих интересов, уступают всемогущим и уверенным оппонентам. Руководителю, уверенному в поражении еще до начала переговоров, не стоит искать место в сфере большого бизнеса.

Применение стратегии оправдано только в случае, если уступка не приводит к значительным финансовым потерям для организации. Она помогает укрепить партнерские отношения и обеспечить поддержку в будущем.

• «Проигрыш–Проигрыш»

Это тупиковая стратегия, где главной целью является не уступать оппоненту. Такое состязание в упрямстве и настойчивости обычно происходит между эгоцентричными лидерами. Каждый из них настроен на победу и не желает учитывать интересы другой стороны.

В результате переговоры перетекают в открытый спор, а деловые связи разрушаются. Все стороны несут временные и финансовые потери. Следует избегать данного подхода и поступать в соответствии с заранее разработанной программой мероприятия.

Правила

Основные принципы проведения деловых переговоров:

1. Получение информации. Необходимо получить информацию о своем партнере, его целях, мотивации, а также подробно проработать содержание предстоящей беседы. Это правило следует соблюдать на этапе подготовки к ДП.
2. Разработка плана переговоров. Это правило упрощает процесс проведения делового разговора и позволяет иметь на руках решения для возможных конфликтных ситуаций.
3. Управление окружающей обстановкой. Важно выбрать место для проведения деловых переговоров, учитывая условия, продолжительность процесса и другие факторы. Успешность ДП может зависеть от того, кто занимается организацией встречи.
4. Умеренность в комментариях оппонента. Не следует сразу же отвергать идеи оппонента во время ДП. Рекомендуется записывать и анализировать их, а затем обсудить с ним свое мнение, приняв инициативу в свои руки.

В начале деловых переговоров рекомендуется обсудить простые вопросы, чтобы создать благоприятную рабочую атмосферу для решения более сложных задач.

Проведение деловых переговоров зависит от выбранной тактики:

• Ультимативная тактика подразумевает жесткое ведение ДП, когда одна из сторон сразу предлагает свое решение. Результат – либо согласие оппонента, либо его уход. Однако, есть риск потерять потенциального партнера.
• Тактика эмоционального воздействия подразумевает использование приемов, которые меняют настроение оппонента. Используются обвинения и приятные слова, что мешает оппоненту сосредоточиться на своем предложении. Результат – оппонент соглашается на предложение, при условии, что он психологически неустойчив.
• Ультиматум предъявляется в конце ДП. Сначала происходит общение, а затем резко предъявляется ультиматум. Результат – ослабленный оппонент соглашается на предложение.
• Метод навязывания преследует одну цель – сломать установленный сценарий ДП и навязать свою точку зрения.
• Быстрый ход переговоров. Когда одна сторона рассчитывает на определенную длительность ДП (например, 40 минут), но другая сторона заявляет, что беседа будет продолжаться всего 15 минут. В данном случае преимущество остается за той стороной, которая заранее подготовилась к 15-минутному разговору.

Этика

Деловая этика включает в себя множество правил, которые должны быть соблюдены. При их составлении учитывались нормы деловой культуры. Ее уровень определяется методами самоорганизации, направленными на успешное извлечение выгоды от ведения экономической деятельности. Деловой этикет также тесно взаимосвязан с культурой деловых переговоров, включая нормы, которые относятся к:

• Особенностям организации деловых встреч;
• Поведению участников ДП;
• Выбору одежды;
• Ритуалам употребления алкогольных напитков;
• Речи, жестам.
   

Ошибки при проведении

Деловые переговоры – не место для опыта, основывающегося на собственных ошибках. Критические недочеты свидетельствуют о некомпетентности руководителей и могут привести к убыткам, потере репутации, а также деловых контактов.

Участвуя в ДП, избегайте следующих ошибок:

• Проявление своего превосходства над противником. Такой подход может импонировать лишь неуверенным противникам, неспособным принимать решения самостоятельно.

Во всех остальных случаях высокомерие будет истолковано противником как явное неуважение. С таким партнером нет желания строить долгосрочные деловые связи. Вежливость, открытость и уважение к слушателям являются качествами оратора.

• Эмоциональная нестабильность. Агрессия, повышение голоса, энергичные жестикуляции и резкие замечания являются наглядными признаками несдержанного человека. В современном бизнесе нет места для таких руководителей. Не позволяйте эмоциям взять верх во время деловых встреч. Вспышки эмоций – это показатель неспособности руководить.
• Навязывание своих желаний. Принуждение другой стороны к соблюдению ваших желаний – отталкивающий метод манипуляции. Четко выражайте цели встречи, не пренебрегая интересами противоположной стороны. Только в таком случае возможны компромиссы и долгосрочное взаимовыгодное партнерство.
• Отсутствие подготовки к переговорам. Хотите достичь целей и установить продуктивные деловые связи во время ДП? Тщательно изучайте проблематику процесса и особенности деятельности других сторон. Зная эту информацию, каждая сказанная вами фраза получит положительный отклик.

Руководитель, знающий, как вести ДП, всегда будет добиваться целей и устанавливать продуктивные связи. Успехов вашему бизнесу.

Заключение

Из статьи мы выяснили, что такое деловые переговоры и как их вести. Оратор должен быть вежливым и проявлять уважение к оппоненту.