Что такое корпоративная почта

Корпоративная почта — это специальный вид электронной почты, который предназначен для использования внутри компании или организации. Он предоставляет сотрудникам возможность обмениваться информацией, документами и сообщениями в рамках рабочих задач.

Понятие

Одна из особенностей корпоративной почты – наличие домена, отличающегося от общеиспользуемых (например, gmail.com). Благодаря этому, электронные адреса сотрудников выглядят в формате «имя@название_компании.домен», что создает профессиональный имидж и способствует легкому опознаванию идентичности отправителя.

Корпоративная почта обладает преимуществами:

• Во-первых, она предоставляет сотрудникам возможность вести электронную переписку на официальном уровне, сохраняя конфиденциальность.
• Во-вторых, она упрощает совместную работу и координацию действий, позволяя быстро обмениваться информацией, отправлять файлы, принимать решения на основе актуальных данных.
• Также КП может быть легко интегрирована с другими инструментами организации. Речь идет о календарях, задачниках.

Преимущество corporate mail заключается в возможности управления получением и отправкой писем. Администратор почтового сервера может настроить ограничения и фильтры для предотвращения спама, вирусов, а также прочих потенциально опасных сообщений. Еще доступна автоматическая сортировка писем по категориям.

Корпоративная почта – неотъемлемая часть делового взаимодействия. Она повышает производительность и эффективность бизнес-процессов. Понимание ее принципов работы – важный навык для ведения успешной деятельности.

Необходимость

Сorporate mail представляет собой электронную почту, связанную с доменом (названием сайта) компании. Внешне она выглядит как обычная почта, но в адресе после символа «@» указывается домен организации. Теперь поговорим о преимуществах КП.

Сортировка

Было бы намного проще создать отдельные адреса электронной почты для каждого отдела или сотрудника. Это позволит клиентам писать напрямую в техническую поддержку, оптовый или маркетинговый отдел.

Приведем пример. У компании unisender.com адрес электронной почты для технической поддержки выглядит так: support@unisender.com. Все клиенты, нуждающиеся в помощи по использованию сервиса, могут написать на этот адрес.

Коммуникация сотрудников

Корпоративная почта облегчает коммуникацию между сотрудниками. Рабочие вопросы решаются через личку или мессенджеры, но в таком случае деловая переписка может «утонуть» среди личных писем.

Кроме того, сервисы corporate mail обычно предлагают дополнительные функции, такие как мессенджеры и облачное хранилище для обмена файлами. Это значительно упрощает коммуникацию между сотрудниками.

Массовые рассылки

Еще одно преимущество корпоративной почты – возможность осуществлять рассылки. Если планируете проводить рекламные кампании через электронную почту, то использование КП гарантирует более высокую доставляемость сообщений. В то время как письма с обычных адресов, скорее всего, окажутся в папке «Спам» или даже не достигнут адресатов.

Это возникает из-за того, что рассылка коммерческих писем через обычные ящики ограничена правилами сервисов, которые борются со спамом и мошенничеством.

Если вы нарушаете их, ваш адрес может быть быстро обнаружен и заблокирован. Именно поэтому сервисы для массовых рассылок требуют использования corporate mail.

Повышение доверия

Еще одно преимущество КП – ее способность вызвать доверие. Увидев входящее письмо от support@unisender.com, вы сразу же поймете, что вам пишут представители компании Unisender, в то время как письмо с адреса supportunisender@bk.ru может быть отправлено мошенниками.

Более продуктивный отдых

Следующее преимущество корпоративной почты связано с возможностью иметь более продуктивный отдых. Все рабочие вопросы остаются в офисе. Вечером сотрудники обычно не пишут друг другу в личку, поэтому переключиться на отдых становится намного легче. Отдохнувшие работники гораздо продуктивнее.

В итоге, КП необходима всем, кто хочет:

• проводить массовые рассылки;
• общаться с клиентами от имени компании;
• организовывать удобную коммуникацию между сотрудниками;
• поддерживать порядок в переписках, чтобы ничего не упустить.

Преимущества и недостатки

Преимущества корпоративной электронной почты:

1. Спам-фильтры. Благодаря использованию фильтров, пользователи КП избавляются от нежелательных сообщений. Это снижает вероятность случайного скачивания вирусов или вредоносного программного обеспечения.
2. Настройки конфиденциальности. КП может быть настроена таким образом, чтобы отслеживать содержание писем. Если они включают коммерческую тайну или базу данных клиентов, система автоматически отправит уведомление руководителю.
3. Подписи в письмах. Сотрудники могут настроить подпись, которая будет автоматически прикрепляться к каждому отправляемому письму. В этом блоке можно указать имя, должность сотрудника, его контактные данные и другую информацию.
4. Отсутствие рекламы. Corporate mail не содержит рекламных баннеров, что обеспечивает максимальную концентрацию на работе.

Создание

Как создать corporate mail:

1. Установка на собственном сервере. Бизнес может создать ящик на своем сервере, приобретя или арендовав необходимое оборудование, а также настроив веб-интерфейс. Еще понадобится специалист с навыками администрирования. Это решение используется компаниями, нуждающимися в почтовых ящиках для большого числа сотрудников или индивидуальных настройках безопасности.
2. Защита от киберпреступников. КП является идеальной целью для кибератак и внедрения в инфраструктуру компании. Чтобы обеспечить безопасность сервера от спама, необходимо использовать специальное программное обеспечение.
3. Создание на домене хостинг-провайдера. Если у бизнеса есть свой сайт, corporate mail можно создать на домене, предоставленном хостинг-провайдером.
4. Использование платных почтовых серверов. Если своего домена нет, то можно создать ящик на платных версиях популярных серверов (Mail.ru или Яндекс). После оплаты подписки будут доступны дополнительные инструменты, а интерфейс останется таким же, как в бесплатных версиях.

Корпоративная электронная почта обладает преимуществами, включая эффективные спам-фильтры, возможность настройки подписей и отсутствие рекламы. Создать КП можно на собственном сервере, домене хостинг-провайдера или с использованием платных почтовых серверов.

Бесплатные сервисы

Бесплатное создание КП заключается в использовании аккаунта на популярных почтовых сервисах (Gmail, Yandex, UKR.NET, I.UA). Правда, у такого способа есть некоторые недостатки, которые стоит учитывать:

• отсутствие возможности настроить ящик под нужды компании;
• ограничения на количество ящиков;
• ограниченный выбор имен;
• непрофессиональный вид адресов;
• ограниченная поддержка для бесплатных аккаунтов.

Однако, некоторые компании все еще предпочитают использовать бесплатные услуги почтовиков, если такие ограничения их не пугают.

Платные сервисы корпоративной почты

Есть два способа создания корпоративного ящика, о которых мы расскажем:

1. Использование собственного сервера.
2. Использование сервиса КП.

Первый вариант предоставляет больше контроля, но требует наличия специалиста или определенных знаний, что может быть дорого. Более простым вариантом является создание КП через почтовую службу. В этом контексте мы рассмотрим два крупнейших отечественных сервиса – Mail.ru и Яндекс.

Внимание! При выборе между сервисами важно проанализировать, какие функции вам необходимы и что предлагает каждый из них. Также стоит сравнить тарифы и дополнительные возможности.

VK WorkMail

VK WorkMail – это часть платформы для бизнеса VK WorkSpace, предоставляющая КП от Mail.ru. Интерфейс здесь привычный, как в обычном ящике. Вы можете перенести свои данные с других сервисов.

Стандартное количество ящиков – 5000, но оно может быть увеличено при необходимости. Вместе с почтой доступны следующие функции:

• облачное хранилище;
• мессенджер;
• видеоконференции;
• календарь;
• постановка задач;
• рассылки.

Яндекс 360

Яндекс 360 для бизнеса предоставляет КП, интегрированную в бизнес-платформу. Интерфейс простой и привычный, поэтому не нужно переучиваться. Можно зарегистрировать неограниченное количество ящиков, а каждый сотрудник выбирает собственную тему оформления.

Вместе с почтой доступны функции:

• диск для облачного хранения файлов;
• календарь;
• мессенджер для общения;
• видеоконференции и заметки.

При выборе между Mail.ru и Яндексом, рекомендуется проанализировать, какие функции вам необходимы. Сравните тарифы обоих сервисов, чтобы выбрать подходящий.

Самостоятельное создание

На примере VK WorkMail расскажем о том, как создать corporate mail. Потребуется подтвердить, что домен действительно является вашим, а также добавить несколько технических настроек.

Порядок действий:

1. Введите пароль от аккаунта Mail.ru.
2. Перейдите на страницу VK WorkMail.
3. Нажмите «Создать проект».
   
4. Выберите «Свой домен», а затем впишите название сайта.
5. Изучите политику конфиденциальности и поставьте галочку.
6. Нажмите «Создать проект».
   

Внимание! Подтвердить, что домен ваш, можно посредством загрузки HTML-файла.

Заключение

Из статьи мы выяснили, что такое корпоративная почта. Она используется внутри компании или организации. Есть как платные, так и бесплатные способы создания КП.

Также ищут:

• Есть ли возможность создания корпоративной почты с веб-интерфейсом на вашем хостинге? - Такого функционала у нас нет.