Что значит делегировать полномочия

В деловой терминологии часто встречаются слова иностранного происхождения, смысл которых требует уточнения. Например, не всем понятно, что такое делегирование, какое отношение оно имеет к организации труда.

Разберемся подробнее в этом вопросе, рассмотрим особенности использования данного приема при распределении обязанностей между работниками предприятий и учреждений.

Понятие

Делегировать это значит передавать, перепоручать (от англ. «delegate»). В сфере бизнеса слово употребляется, когда говорят о разделении полномочий между руководителем и подчиненными. Задача начальника состоит в разумном распределении обязанностей, передаче сотрудникам части своих компетенций, высвобождении личного времени для выполнения важных заданий, осуществления общего руководства.

Начальник делегирует конкретные полномочия доверенным лицам, чтобы сосредоточиться на решении главных производственных проблем, не отвлекаться на выполнение рутинной работы. В данном случае он является «делегатором», а уполномоченный сотрудник – «делегатом».

Подобная тактика управления используется для повышения эффективности бизнеса, усиления чувства ответственности у исполнителей, а также для стимулирования их работоспособности и стремления к получению новых знаний.

На заметку. Не следует путать «делегирование» с «аутсорсингом», означающим передачу некоторых видов деятельности от одной фирмы к другой. Например, магазин по продаже мебели перепоручает специализированной транспортной компании доставку товаров клиентам.

Применение

Делегирование применяется не только в бизнес-деятельности.

У этого термина имеются также другие значения:

• выбор представителя (посланца от общественной организации, рабочего коллектива);
• назначение в качестве уполномоченного лица (например, члена контрольной комиссии);
• передача функций от одного виртуального объекта к другому (при проектировании программного обеспечения).

 Делегирование полномочий в бизнесе означает не просто выдачу заданий подчиненным, но и предоставление возможности самостоятельного выбора методов работы. Сотрудник, которому доверено выполнение определенных функций, сам принимает решения и отвечает за результаты действий. При этом его компетентность постепенно повышается.

Особенность состоит в том, что подчиненный не может выходить за рамки своих обязанностей, вмешиваться в дела руководства, в то время как начальник имеет право контролировать его действия.

Полномочия могут делегироваться:

• при осуществлении коммерческой деятельности предприятий;
• в процессе формирования и работы органов государственной власти;
• при распределении обязанностей в общественных и государственных учреждениях.
   

Какую работу можно делегировать

Руководитель может делегировать:

• рутинную работу, не требующую квалификации (приобретение канцтоваров, отсылку почты, бронирование билетов и отеля перед деловой поездкой);
• простые служебные действия, которым можно обучиться (оформление документации, сбор статистики, подготовка табличных бланков);
• работу, требующую специальных знаний и компетенции (настройку аппаратуры, оформление и ведение коммерческих сайтов, организацию бухгалтерского учета, проверку состояния производственного оборудования);
• проведение текущих мероприятий (встреч с клиентами, рабочих собраний).

Существуют виды деятельности, которые перепоручать нежелательно. К ним относятся:

• стратегическое планирование бизнеса (определение целей и задач), утверждение производственных графиков, цен на товары;
• ведение переговоров с партнерами и поставщиками, выбор места продаж (выполнение работ высокого риска);
• утверждение кадрового состава, приема и увольнения работников;
• общий контроль деятельности компании, проверка работы отдельных подразделений;
• оценка результатов работы предприятия, принятие решений по управлению производством;
• выдача поощрений;
• работа с конфиденциальной информацией ограниченного доступа.

​

Как делегировать полномочия

О частичной передаче полномочий можно думать, когда:

• в коллективе имеются компетентные сотрудники, способные выполнить порученные задания не хуже самого руководителя;
• требуется подготовка надежного помощника, обученного тонкостям конкретной работы;
• задания, отвлекающие начальника от основной работы, возникают постоянно;
• у руководства появляется время на обучение помощников, проверку и корректировку их действий;
• поручаемая деятельность не имеет стратегической важности, не требует личного принятия решений со стороны делегатора (не связана, например, с выбором поставщиков, утверждением приказов, контролем отчетности);
• приходится учитывать сжатые сроки работы, разумно распределяя обязанности по ее выполнению;
• у начальства имеется «план Б» выполнения заказа, если сотрудник не справится с поручением.

Чтобы делегирование полномочий было успешным, требуется ясно представлять его цели и результаты, границы ответственности и инициативности доверенных сотрудников, а также способы контроля их деятельности.

Предварительно необходимо:

• ознакомить исполнителя со стандартами качества продукции;
• составить перечень заданий (чек-лист);
• согласовать способы и формы отчетности;
• уточнить порядок действий сотрудника по выполнению поручений;
• предупредить работника о возлагаемой ответственности;
• мотивировать его на эффективную работу, кратко объяснить финансовые преимущества делегирования (для компании и для самого исполнителя).

Важно наметить этапы, на которых будет осуществляться проверка порученной деятельности.

В процессе работы допускается внесение поправок в разработанные планы. Важную роль играет взаимопонимание и доброжелательное отношение к исполнителю поручений.

На заметку. Важно проинформировать коллектив о делегировании определенных полномочий, представить уполномоченных лиц, к которым требуется обращаться по данным вопросам, чтобы не отвлекать руководителя и не ждать, когда он освободится от важных дел.

Основные принципы делегирования

Для того чтобы делегирование полномочий давало нужные результаты, руководитель должен тщательно планировать передачу обязанностей, прогнозировать сроки выполнения заданий.  Действуют следующие принципы:

1. Единоначалие и соблюдение порядка подчиненности. Начальник делегирует полномочия персоналу среднего звена, который, в свою очередь, распределяет обязанности среди работников низшей категории. Действия каждого сотрудника контролирует один руководитель.
   Например: ожидается прибытие надзорной комиссии. Директор компании делегирует своему заместителю сбор пакета документации, проверку состояния рабочих мест, оповещение начальников подразделений о целях и результатах контроля. Уполномоченное лицо может делегировать полномочия своим подчиненным, требовать выполнения заданий к конкретному сроку.
2. Разумное распределение ответственности. Подчиненный отвечает за грамотное и своевременное выполнение заданий. Руководитель контролирует результаты промежуточных и конечных действий работника.
3. Соблюдение законодательных норм. Обязанности перепоручаются в строгом соответствии с должностными инструкциями и трудовым договором. Задачи решаются исключительно в рабочее время (не сверхурочно).
4. Отчетность и соблюдение трудовой дисциплины. Уполномоченный сотрудник обязан сообщать о результатах работы по первому требованию начальства, докладывать о возникших затруднениях или невозможности соблюдения запланированных сроков.
5. Доверие к подчиненным. Передача полномочий производится только при полной уверенности в способности работника выполнить поручения.

К сведению. Начальник не должен непосредственно участвовать в производственных процессах. Его обязанность состоит в том, чтобы организовать работу, обеспечить руководство, контроль за деятельностью коллектива, соблюдение стандартов и законов.

Подбор сотрудника для передачи полномочий

При подборе исполнителя поручений учитывают:

• особенности личности данного человека (характер, активность в работе, дисциплинированность, стремление к получению знаний);
• профессионализм сотрудника;
• характер основной деятельности, загруженность другими рабочими делами.

Предпочтение отдается тем, кто желает повысить профессиональный уровень, владеет достаточными навыками, умеет схватывать суть поручений.

Для выполнения некоторых заданий руководители могут привлекать посторонних специалистов (частных лиц или работников узконаправленных организаций), оплачивая оказание услуг.

Например, если в компании отсутствует специалист по охране труда, директор нанимает сотрудника «со стороны», компетентного в данном вопросе.

Для выполнения некоторых задач привлекаются фрилансеры (копирайтеры, переводчики, программисты) с интернет-бирж.
 

Ошибки делегирования

Тактика делегирования не всегда проводится успешно. Некоторые руководители сомневаются в необходимости посвящения посторонних лиц в тайны коммерции, боятся, что их могут «подсидеть» свои же коллеги, компетентные в бизнесе, опасаются потерять власть и авторитет. Другие начальники переживают, что порученную работу придется переделывать, теряя еще больше времени. Они предпочитают действовать «по старинке», а не экспериментировать с внедрением новых приемов деятельности.

Действительно, неправильное делегирование полномочий приводит к сбоям в работе, нанесению ущерба предприятию, появлению дополнительных проблем.

Распространенные ошибки руководителей:

• выдача полномочий сотрудникам без необходимых навыков, неподготовленным к работе с подобной нагрузкой;
• допуск к выполнению обязанностей без предварительного инструктажа, отсутствие обучающих пособий;
• нечеткое обозначение персональной ответственности за работу, групповое обобщение заданий;
• передача подчиненным недопустимых полномочий (наложения штрафов, выдачи премий);
• неуместное вмешательство в исполнение поручений, не позволяющее работнику приобретать необходимые навыки;
• неправильное назначение сроков выполнения заданий без учета времени на проверку результатов и исправление ошибок; создание стрессовой рабочей обстановки.
   

Плюсы и минусы

Делегирование имеет неоспоримые достоинства, но важно учитывать также недостатки подобной тактики.

Грамотное делегирование полномочий приносит реальную пользу бизнесу, освобождает руководителя от выполнения побочных обязанностей, способствует повышению компетентности подчиненных в вопросах производства. Укрепляется рабочая дисциплина, усиливается понимание ответственности за выполнение заданий.

Важно правильно разграничить функции руководства и подчиненных, обеспечить должный контроль за деятельностью уполномоченных лиц, оказывать им необходимую поддержку в освоении новых знаний.