Деловое письмо: как правильно составить

Деловое письмо (ДП) – это форма письменного общения, которая используется для передачи информации, выражения мнений, заключения договоров или запроса необходимой информации в деловой сфере.

Оно является частью деловой корреспонденции и служит инструментом взаимодействия между различными сторонами: клиентами, партнерами, сотрудниками, организациями.

Инструкция 

ДП должно быть эффективным средством коммуникации. Важно соблюдать формальность, четкость и конкретность в изложении информации, чтобы обеспечить ясное понимание.

Основными элементами ДП являются:

• Адресат – сообщение должно начинаться с ясного и точного указания адресата. Также нужно написать свои контактные данные и дату составления сообщения.
• Приветствие – обычно начинается с формальных выражений, таких как «Уважаемый/ая» или «Дорогой/ая». 

Внимание! Используйте правильные обращения в зависимости от степени близости к адресату.

• Вступление – рассказывает о цели вашего сообщения, а также кратко описывает основную тему.
• Основная часть – здесь раскрывается основная информация или просьба. Необходимо быть конкретным, но при этом предоставлять все необходимые детали.
• Заключение – подводит итоги, дает возможность для последующих действий или ответа. Важно быть вежливым и благодарить адресата за внимание.
• Прощание – формальные выражения, такие как «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями», подпись и ваши контактные данные.

Необходимо помнить о том, что ДП требует правильного форматирования, а также грамматической правильности. Предложения должны быть корректными и легко читаемыми. Также важно избегать неуместного использования восклицательных знаков или слишком пафосных выражений, чтобы поддерживать профессионализм.

Одна из основных сфер применения делового письма – деловая переписка. Всякий раз, когда требуется общение с партнерами, клиентами или коллегами, ДП становится неотъемлемым инструментом. Оно может быть использовано для:

• информировании о новых продуктах или услугах;
• проведения переговоров;
• заключения сделок;
• обмена документами, контрактами;
• принятия решений;
• для установления контакта.

Еще одна область использования делового письма – официальная корреспонденция. Оно подходит для отправки официальных уведомлений, приглашений, извещений и запросов. Благодаря структурированному характеру ДП, оно служит важным средством для официальных сообщений, а также передачи информации.

Делаем вывод, что ДП является мощным инструментом коммуникации в деловой сфере. Его грамотное и четкое написание позволит достичь целей, поддержать отношения и укрепить бизнес-связи. Следует уделять достаточное внимание составлению письма, чтобы максимально эффективно использовать это средство в деловом общении.

Виды 

Основные виды ДП:

1. Гарантийное – используется участниками бизнес-процессов, когда необходимо подтвердить выполнение обязательств в определенный срок. 
2. Письмо-просьба – чаще всего отправляется контрагентом, когда требуется повторить какие-либо действия, например, отправить документацию, которая по какой-то причине не дошла до адресата.
3. Письмо-запрос – обычно используется организациями перед заключением договора, если остались некоторые вопросы, требующие уточнения.
4. Сопроводительное – как можно понять из названия, такое сообщение служит для сопровождения, например, пакета документов. В нем перечисляется содержимое этого пакета.
5. Приглашение – используется для приглашения партнера на какое-либо мероприятие. Чаще всего это конференции или выставки, но это могут быть вебинары и другие онлайн-события.
6. Коммерческое предложение (КП) – самый популярный вид ДП, который используется для предложения товаров или услуг как клиентам, так и партнерам. В документе подробно описывается предлагаемый товар или услуга, их преимущества, а также возможные индивидуальные условия.
7. Письмо о сотрудничестве – по сути не отличается от коммерческого предложения. Главная цель сообщения – подробно описать потенциальному партнеру все преимущества от сотрудничества.
8. Письмо-напоминание – может использоваться разными способами, например, для напоминания о наличии задолженностей, нарушении сроков и других процессах, связанных с выполнением обязательств. Также может служить напоминанием об истекающих сроках действия договора, например, об оказании услуг.
9. Извещение – используется, когда необходимо уведомить о важных изменениях (смена контактов, адресов, реквизитов).
10. Письмо-требование – применяется для решения проблем, например, для требования погасить задолженность за оказанную услугу.

Структура 

Структура ДП выглядит следующим образом:

1. Заголовок. Содержит тему послания и вид коммерческой корреспонденции. 
2. Обращение. Оно должно быть вежливым. Пример: «Уважаемый Григорий Сергеевич!». 
3. Вводный абзац. Содержит повод обращения. 
4. Основная часть. Содержит подробные данные. 
5. Заключение. Краткий вывод, который вытекает из основной части. 
6. Подпись. Включает ФИО получателя, а также его контакты. 

Образец ДП:

Деловой этикет 

В деловой переписке существуют неофициальные правила, несоблюдение которых не приведет к ничему страшному. Однако, правильное оформление письма отражает ваше уважение к получателю и его времени.

Правила написания 

Существуют общие правила написания ДП, которым должны соответствовать все деловые сообщения, независимо от их содержания. В первую очередь, это относится к их структуре.

В письме всегда должны быть указаны: дата написания, реквизиты отправителя и получателя, а также вежливое обращение, например, «Уважаемый Иван Петрович» или «Уважаемая Елена Григорьевна». 

Внимание! Сообщение может быть адресовано как отдельному сотруднику, так и целому коллективу. В этом случае достаточно начать с приветствия «Добрый день!».

В письме должна содержаться информационная составляющая, в которой указываются причины и цели, послужившие основанием для написания сообщения, а также просьбы. Важно не забывать о заключении и возможности приложения дополнительных документов, фото или видео свидетельств – если они есть, то об этом нужно упомянуть в основном тексте.

Также важно не включать в письмо непроверенную, недостоверную или заведомо ложную информацию. Деловая переписка может стать частью рутинной деловой корреспонденции, а в некоторых случаях приобретает статус юридически значимых документов.

При написании ДП необходимо избегать нежелательных тонов и формулировок, а также предоставлять достоверную информацию.

Запреты 

ДП представляет собой официальный документ. Поэтому, даже если вы общаетесь с друзьями, необходимо помнить о приветствии. 

Внимание! Игнорирование приветствия в бизнес-коммуникации считается грубой ошибкой.

Сокращения

Сокращения типа «пжл», «спс» и «ок» следует оставить для использования среди знакомых. В ДП такие сокращения неуместны и не рекомендуются.

Юмор

Байки, шутки и выдержки из анекдотов не подходят для деловой переписки. Приберегите их для неформальных общений и рассказов во время беседы с коллегами после работы.

Множество восклицательных знаков

Нельзя ставить много восклицательных знаков в конце предложений. Использования таких знаков в ДП вообще следует избегать.

Канцелярит

Слишком формальные выражения могут доставить неудобства при чтении письма. Предложения следует делать более простыми.

Caps Lock

Предложения, написанные заглавными буквами, могут восприниматься как крик. Лучше избегать использования Caps Lock в деловой переписке, так как это создаст негативное впечатление.

«Заранее спасибо»

Не стоит благодарить собеседника заранее, так как это может поставить его в неловкое положение и обязать выполнить какую-либо просьбу. Вместо этого лучше обозначить перспективы или возможности, которые открываются перед собеседником.

Непонятная тема 

Формулировки вроде «Зина, мандарины» могут ввести получателя в заблуждение. Лучше описать тему сообщения более точно, чтобы избежать недоразумений и раздражения со стороны собеседника.

Нюансы оформления 

Для правильного оформления ДП необходимо учесть рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016. Важно использовать официальный бланк организации. Если письмо превышает одну страницу, следует пронумеровать листы. Отступ первой строки абзаца должен быть 1,25 см, а текст следует выравнивать по ширине листа. 

Для текста рекомендуется использовать бесплатные общепринятые шрифты размером 12, 13 или 14. Поля вокруг текста должны быть следующими: левое, верхнее и нижнее – 20 мм, правое – 10 мм.

Способы отправки 

Для отправки ДП можно использовать несколько способов. Самым современным является отправка через электронные средства связи. Это удобно, однако есть риск того, что сообщение может быть потеряно или попасть в папку «Спам». Поэтому рекомендуется дополнительно удостовериться в получении письма адресатом, например, позвонив ему.

Также сообщение можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только если между партнерами сложились достаточно близкие отношения и такой способ переписки допускается.

Внимание! Выбор способа отправки зависит от конкретной ситуации, а также требований ДП.

Заключение

Из статьи мы выяснили, как составить деловое письмо. Есть несколько видов деловой переписки, которые различаются по цели и содержанию.