Форматирование текста: что это и для чего нужно

Форматирование – это процесс изменения внешнего вида и организации текстового документа, чтобы сделать его более читабельным и привлекательным для визуального восприятия. Выполняется оно в редакторах или специальных программах: Microsoft Word, Google Docs, Adobe InDesign и др.

Общие сведения

Основной целью форматирования текста является упорядочивание и структурирование информации для повышения понимания и эффективной коммуникации с читателями. Это достигается с помощью шрифта, размера и стиля, выравнивания, отступов, межстрочных расстояний, использования заголовков и подзаголовков, маркированных и нумерованных списков, акцентирования ключевых слов или фраз, использования цитат.

Необходимость

Правильное форматирование облегчает чтение и понимание текста. Если информация логично структурирована с помощью заголовков, абзацев, списков и т.д., ее намного проще воспринимать. Читателю легче ориентироваться в тексте и находить нужные сведения

Также форматирование позволяет создать единообразный стиль и внешний вид документа. Это особенно важно при написании официальных документов, научных работ или бизнес-презентаций.

Соблюдение одного стиля, использование определенного шрифта и размера, а также правильное выравнивание и оформление заголовков и подзаголовков создает законченный и профессиональный вид документа.

Кроме того, форматирование выделяет ключевую информацию или акцентирует внимание на определенных элементах. С помощью начертаний, выделения цветом, жирного или курсивного шрифта, можно подчеркнуть важные идеи или термины, что делает текст более понятным и запоминающимся.

Использование

В Microsoft Word и других подобных программах имеется широкий набор инструментов для форматирования текста:

• различные шрифты;
• кегли и стили;
• использование жирного, курсивного и подчеркнутого выделения;
• цветовые акценты;
• выравнивание по левому, правому, центральному и двустороннему краям;
• списки маркированные и нумерованные;
• отступы и многое другое. 

Кроме того, Word позволяет добавлять заголовки, подзаголовки, разделы, настройки межстрочного интервала, создавать таблицы, вставлять изображения и использовать гиперссылки для более удобной навигации по документу. Все эти функции помогают организовать информацию, сделать текст более структурированным и профессиональным.

В WordPress и на других платформах для управления контентом также есть возможности для форматирования текста. Здесь часто используются стили, выделения, размеры шрифтов, фоновые цвета, выравнивания, добавление изображений и других медиа-объектов, создание ссылок и т.д. 

На заметку! В отличие от редакторов Word, текстовые редакторы веб-страниц работают на основе языка разметки HTML, что позволяет лучше контролировать внешний вид текста и его компонентов.

Для более сложного или индивидуального форматирования существуют продвинутые редакторы и специализированные программы для верстки – Adobe InDesign или Adobe Dreamweaver. 

Операции

Форматирование шрифта позволяет подчеркнуть важные элементы текста или привлечь внимание читателя к определенным частям текста. Например, можно изменить шрифт на более крупный или маленький, изменить его стиль (с обычного на полужирный) или выбрать другой тип шрифта. Также можно изменить цвет, сделать его выделенным или подчеркнутым. 

Форматирование абзаца включает:

• изменение отступов,
• выравниваний,
• межстрочного интервала.

Можно установить отступы в начале каждого абзаца или изменить их размер. Также можно изменить выравнивание абзаца – выровнять текст по левому, правому, центральному или ширину абзаца. Изменение межстрочного интервала также является частью форматирования абзаца и используется для улучшения читаемости текста.

Форматирование страницы подразумевает изменение размера страницы, установку полей, добавление колонтитулов и номеров страниц. Можно выбрать стандартные размеры страницы (A4 или Letter) или установить собственный размер. Также можно установить отступы или поля для создания пустого пространства вокруг текста. Добавление колонтитулов и номеров страниц также позволяет удобно организовать информацию на странице и включить сведения о нумерации.

Инструменты

Существует несколько инструментов для форматирования текста. 

Настройки страницы

Распространенные настройки форматирования:

1. Размер: стандартные размеры страницы (A4, Letter, Legal или собственные.
2. Ориентация: портретная или альбомная ориентация страницы.
3. Поля: сверху, снизу, слева и справа страницы.
4. Номера страниц: арабские цифры, римские цифры и т. д.
5. Шапка и подвал: можно добавить текст в шапку и подвал страницы, например, название книги или автора.
6. Фон: цвет фона страницы или добавление изображения в качестве фона.
7. Отступы абзацев.
8. Колонтитулы: информация в колонтитулах (верхний и нижний колонтитулы) – заголовок главы, номер страницы и т. д.
9. Нумерация глав и разделов: автоматическая или ручная.

Это лишь небольшой список возможных настроек страницы, и конкретные опции зависят от программы, в которой вы работаете (например, Microsoft Word, Google Docs, Adobe InDesign и т.д.).

Шрифты

1. Тип шрифта:

- Семейство: каждый шрифт относится к определенному семейству (Arial, Times New Roman, Calibri и др). 

- Стиль: обычный, курсив, полужирный, полужирный курсив и т.д. 

2. Размер шрифта:

- Размер шрифта определяет, насколько крупно или мелко будет отображаться текст. 

3. Расположение шрифта:

- Выравнивание текста: текст может быть выровнен по левому, правому, центральному или блочному формату. 

- Межстрочный интервал: определяет пространство между строками текста. 

4. Цвет шрифта:

- Шрифт можно отформатировать по цвету.

5. Дополнительные форматирования:

- Текст можно подчеркнуть, зачеркнуть, выделить заглавными буквами, добавить тени, эффекты курсива и др.

Интервалы

Интервалы – это расстояние между строками текста в документе. 

Что можно отформатировать: 

1. Одинарный интервал: каждая строка текста имеет одинаковое расстояние.
2. Полуторный интервал: каждая строка текста имеет расстояние, примерно полтора раза большее, чем у одинарного интервала.
3. Двойной интервал: каждая строка текста имеет двойное расстояние.
4. Межстрочный интервал: можно настроить конкретное значение для межстрочного интервала, например, 1.5 или 2.0.
5. Интервалы перед и после абзацев: можно настроить расстояние перед и после каждого абзаца текста.
6. Интервалы в таблицах: можно настроить интервалы между строками и столбцами в таблицах.
7. Интервалы в списках: можно настроить интервалы между элементами списка.
8. Интервалы в заголовках и подзаголовках: можно настроить интервалы перед и после заголовков и подзаголовков.
9.  Интервалы в колонтитулах: можно настроить интервалы между элементами в колонтитулах (например, между номером страницы и текстом).

Настройка интервалов важна для улучшения читаемости текста и соответствия определенным стандартам форматирования (например, академическим или корпоративным).

Списки

Есть несколько типов списков:

• Нумерованный: каждый элемент списка имеет номер или другой символ перед текстом. 
• Маркированный: каждый элемент списка имеет маркер (например, точку, кружок, квадрат) перед текстом.
• Многоуровневый: можно создавать списки с вложенными подпунктами разного уровня.

Заголовки

Заголовки – это важные элементы документа, которые помогают организовать информацию, выделить ключевые разделы и облегчить навигацию по тексту. 

Что можно отформатировать; 

1. Уровни заголовков (например, заголовок 1 уровня, заголовок 2 уровня и т.д.).
2. Размер шрифта.
3. Стиль текста.
4. Цвет.
5. Выравнивание текста.
6. Отступы и интервалы.
7. Нумерация и маркировка заголовков.
8. Стили и макеты заголовков.

Корректное использование заголовков помогает читателю быстро ориентироваться в тексте и находить нужную информацию.

Символы

 Жирный текст используется для выделения ключевых слов или фраз в тексте. Он выглядит более темным и толще, чем обычный текст. Курсивный текст требуется для выделения слов или фраз, добавления эмоционального оттенка или обозначения иноязычных выражений.

Подчеркивается текста для обозначения ссылок, акцентирования важной информации или выделения заголовков. Зачеркнутый текст применяют для обозначения удаленной информации. Верхние и нижние индексы включаются для обозначения степени, химических формул, математических уравнений и других специальных символов.

На заметку! Можно вставлять специальные символы: стрелки, звездочки, кружки и другие графические элементы.

Прочие

Кроме основных способов форматирования символов, существуют и другие инструменты, которые помогают улучшить внешний вид и структуру текста:

1. Формулы используются для математических и научных выражений. 
2. Табуляция используется для выравнивания текста или чисел по определенным столбцам. 
3. Непечатаемые символы не отображаются на печати, но влияют на структуру и форматирование текста.

Эти инструменты помогают управлять структурой, оформлением и визуальным представлением текста.

Принципы

Порядок предложений и абзацев должен быть логичным и последовательным, а все элементы (шрифт, размер шрифта, выравнивание, отступы и т.д.) – единообразными. Обязательно разделите текст на абзацы в зависимости от темы, идеи или аргумента. Важно, чтобы каждый из них содержал одну мысль или идею.

Использование правильных отступов и пробелов между элементами текста помогает создать структурированный и легко читаемый вид. Отступы можно использовать для обозначения начала нового абзаца или важных разделов. Помните о заголовках и подзаголовках, а также списках. 

На заметку! Текст должен быть написан без грамматических ошибок и с правильной пунктуацией. 

Этапы форматирования

Есть несколько этапов форматирования текста: 

1. Выбор выравнивания текста (по левому краю, по правому краю, по центру, по ширине).
2. Определение стиля шрифта (например, Times New Roman, Arial) и размера шрифта.
3. Использование жирного, курсивного или подчеркнутого текста.
4. Настройка межстрочного интервала.
5. Использование маркированных и нумерованных списков.
6. Вставка изображений и других медиафайлов.
7. Использование колонтитулов и нумерации страниц.
8. Применение стилей и форматов.
9. Проверка орфографии и пунктуации.
10. Предварительный просмотр и корректировка.

Специфика форматирования текста студенческих и научных работ

Форматирование текста студенческих и научных работ регулируется ГОСТом (Государственными стандартами):

• Заголовки должны быть выделены блоком более крупного шрифта, прописными буквами, без точки в конце.
• Подзаголовки должны быть написаны с прописной буквы, с точкой в конце.
• Интервал между строками должен быть одинарным или полуторным.
• Поля страницы должны быть шириной 2 см с каждой стороны.
• Длина строки должна быть не более 65-70 знаков.
• Список литературы должен быть оформлен в соответствии с ГОСТом, указанным в учебном заведении или учебном пособии.
• В списке литературы должны быть указаны авторы, название публикации, год издания, место издания и издательство.
• Каждую таблицу необходимо нумеровать и давать ей название сверху.
• В таблице должны быть четкие заголовки для каждого столбца.
• Сноски к таблицам следует располагать под таблицей и обозначать их арабскими цифрами.
• Каждую иллюстрацию (рисунок, график, диаграмму) необходимо нумеровать и подписывать сверху.
• В подписи к иллюстрации должны быть указаны ее тип, номер и описание.

В каждом учебном заведении могут быть определены более точные и специфичные требования.

Рекомендации по форматированию

Используйте заголовки и подзаголовки. Они помогают организовать текст и делают его более читабельным. Разделяйте текст на параграфы для улучшения восприятия информации. Маркированные или нумерованные списки помогают выделить ключевые пункты. Применяйте выделения (жирный, курсив, подчеркивание) для акцентирования важных слов или фраз.

Для легкости чтения рекомендуется ограничивать длину строк текста. Используйте абзацный отступ: это делает текст более читаемым и упорядоченным. Перед публикацией текста убедитесь, что форматирование выглядит правильно на разных устройствах и платформах. Включите кавычки, тире и другие символы для сохранения правильного типографского оформления.

На заметку! Старайтесь поддерживать одинаковый стиль и форматирование по всему тексту.

Выбирайте читаемые шрифты, подходящие для вашего контента и аудитории.

Заключение 

Форматирование текста имеет большое значение в разных сферах – от создания научных статей, резюме и бизнес-презентаций до верстки книг, журналов, рекламных материалов и веб-страниц.

Автор:

Ирина Кожухова, редактор TOBIZ