Индексация среднего заработка

Индексация среднего заработка - это crucial (ключевой) момент при расчете многих выплат в России, особенно при отпусках и командировках. Давайте разберем все по порядку.

Индексация среднего заработка

Индексация среднего заработка - это пересчет рассчитанного среднего дневного заработка в связи с повышением окладов в организации в течение расчетного периода.

Цель: Справедливо оплатить работнику период отсутствия, учтя, что его зарплата в прошлые месяцы была ниже, чем сейчас. Без индекции работник получил бы заниженную сумму.

Что такое индексация и зачем она нужна

Это процедура пересчета (увеличения) ранее рассчитанного среднего дневного или часового заработка сотрудника. Она применяется в ситуации, когда в организации за расчетный период (обычно это 12 месяцев) или непосредственно перед наступлением события (например, отпуска) произошло повышение размеров оплаты труда.

1. Главная цель индексации - обеспечить справедливость расчета и защитить экономические интересы работника.

Почему это так важно? Представьте себе ситуацию: сотрудник идет в отпуск в июле 2024 года. Расчетный период для отпускных - с июля 2023 по июнь 2024 года. В январе 2024 года компания всем повысила оклады в два раза.

Без индексации средний заработок считался бы просто как среднее арифметическое за все 12 месяцев. В него вошли бы 6 месяцев с низкой зарплатой (до повышения) и 6 месяцев с высокой. В итоге полученная величина оказалась бы заниженной по сравнению с текущим уровнем дохода сотрудника.

• Фактически, работник получил бы отпускные, рассчитанные по «старым», уже неактуальным ценам на его труд, и оказался бы в финансово невыгодном положении.

2. Индексация же искусственно «поднимает» уровень его доходов за те месяцы, которые были до повышения, до текущего уровня. Она как бы говорит: «Если бы это повышение произошло раньше, твои доходы в прошлых месяцах были бы такими же высокими, как сейчас». Это позволяет пересчитать прошлые выплаты с учетом новых, современных стандартов оплаты труда в компании.

Таким образом, индексация не просто бухгалтерская формальность, а механизм предотвращения дискриминации в оплате. Она гарантирует, что любой период сохранения среднего заработка (отпуск, командировка, простой не по вине работника и т.д.) будет оплачен в размере, соответствующем текущему уровню заработной платы сотрудника, а не усредненному и устаревшему.

Время индексации среднего заработка

Индексация проводится ТОЛЬКО в случае, если повышение зарплат затронуло всех сотрудников организации, филиала или структурного подразделения. Это важно!

Когда нужно индексировать средний заработок

Ключевое правило, которое определяет необходимость индексации, - это масштаб повышения заработной платы. Индексация среднего заработка проводится только в том случае, если увеличение окладов (тарифных ставок) затронуло всех сотрудников без исключения в рамках всей организации, ее обособленного филиала или, как минимум, структурного подразделения (например, отдела, управления, цеха).

Это принципиально важно.

Если повышение зарплаты было персональным, то есть назначено только одному или нескольким конкретным работникам по решению руководства (за высокие результаты, расширение зоны ответственности и т.д.), то индексация среднего заработка для расчета отпускных или командировочных не производится. В этом случае в расчете участвуют фактические суммы, начисленные до и после повышения.

Теперь к конкретным случаям, когда индексация требуется:

1. При расчете отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск.

Это самый частый случай применения индексации. Если в расчетном периоде (12 месяцах перед отпуском) или после его окончания, но до начала самого отпуска, произошло общее повышение окладов, то средний заработок необходимо пересчитать на коэффициент этого повышения.

2. При оплате времени нахождения в командировке.

Поскольку за время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок, правила его расчета (и, следовательно, индексации) полностью аналогичны правилам для отпускных.

3. При оплате иных периодов, в течение которых за работником сохраняется средний заработок.

К таким случаям, в частности, относятся:

• Выполнение государственных или общественных обязанностей (участие в качестве присяжного заседателя).
• Простой по вине работодателя.
• Перевод на нижеоплачиваемую работу по состоянию здоровья.
• Обследование в медцентре для лиц, обязанных проходить такое обследование.
• Донорские дни.
• Повышение квалификации с отрывом от работы по направлению работодателя.

И наоборот, есть важные исключения - ситуации, когда индексация не применяется, даже если повышение было общим:

• При расчете пособий по временной нетрудоспособности (больничных).
• При расчете пособий по беременности и родам (декретных).
• При расчете ежемесячных пособий по уходу за ребенком.

Это связано с тем, что эти выплаты рассчитываются не по правилам среднего заработка из Постановления №922, а по совершенно иному регламенту, установленному Федеральным законом №255-ФЗ. Для их расчета используется так называемый «средний дневной заработок за два предыдущих календарных года», который индексации в связи с повышением зарплат в текущем году не подлежит.

Ежегодно он ограничивается максимальной величиной, устанавливаемой Фондом социального страхования.

Таким образом, решение об индексации всегда начинается с двух вопросов: «Было ли повышение общим для всех?» и «Для какой именно выплаты мы считаем средний заработок?». Ответы на эти вопросы дают четкое понимание, нужно ли применять повышающий коэффициент.

Проведение индексации

Основное правило: индексируются выплаты за те месяцы расчетного периода, которые предшествовали повышению.

• Шаг 1: Определите расчетный период.
• Шаг 2: Определите дату повышения окладов.
• Шаг 3: Рассчитайте коэффициент индексации.

Как правильно провести индексацию

Правильная индексация - это не просто умножение итоговой суммы на коэффициент. Это последовательный пересчет выплат за каждый месяц, который попадает под действие повышения. Алгоритм зависит от момента, когда это повышение произошло.

Шаг 1: Определите расчетный период.

Для подавляющего большинства случаев (отпуск, командировка, простой) расчетный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором наступило соответствующее событие. Например, если отпуск начинается в июне 2024 года, расчетный период - с 1 июня 2023 года по 31 мая 2024 года.

Шаг 2: Установите факт и дату общего повышения.

Убедитесь, что повышение окладов (тарифных ставок) было общим, то есть затронуло всех сотрудников организации, филиала или вашего структурного подразделения. Зафиксируйте точную дату, с которой новые оклады вступили в силу (например, приказом №1 от 10.01.2024, с 01.01.2024).

Шаг 3: Рассчитайте коэффициент индексации.

Коэффициент рассчитывается по простой формуле:
> Коэффициент индексации (К) = Новый оклад (тарифная ставка) / Старый оклад (тарифная ставка)

Важный нюанс: если у сотрудника помимо оклада были постоянные надбавки, установленные в твердой сумме (фиксированном размере), которые также были повышены, то для них рассчитывается отдельный коэффициент.

• Но на практике чаще индексируется именно базовая сумма (оклад), а надбавки, если они установлены в процентах от оклада, автоматически пересчитываются вместе с ним.

Шаг 4: Определите, какие месяцы подлежат индексации.

Здесь возможны три основных сценария, от которых зависит порядок ваших действий.

Сценарий А: Повышение произошло в пределах расчетного периода. 

(Например, оклады повысили с 1 января 2024 года, а расчетный период для отпуска в июне 2024 - это июнь 2023 - май 2024).

Ваши действия: Необходимо проиндексировать все выплаты (оклады, премии, зависящие от оклада), начисленные сотруднику за месяцы расчетного периода, которые предшествовали повышению (в нашем примере - за месяцы с июня по декабрь 2023 года).

Как считать: За каждый месяц из этого периода вы умножаете начисленную сумму заработка на рассчитанный коэффициент (К). Выплаты за месяцы после повышения (январь – май 2024) берутся в фактическом размере и не индексируются.

Сценарий Б: Повышение произошло после расчетного периода, но до наступления события (отпуска/командировки).

(Например, расчетный период для отпуска в июле 2024 года — это июль 2023 – июнь 2024. Оклады повысили с 1 июля 2024 года, а отпуск начинается 15 июля 2024).*

Ваши действия: В этом случае индексации подлежит весь расчетный период (все 12 месяцев с июля 2023 по июнь 2024).
Как считать: Весь суммарный заработок, начисленный сотруднику за расчетный период, умножается на коэффициент индексации.

Сценарий В: Повышение произошло во время события, сохраняющего средний заработок.

(Например, сотрудник находится в отпуске с 25 июня по 8 июля 2024 года. Оклады повысили с 1 июля 2024 года).

Ваши действия: Индексации подлежит только та часть среднего заработка, которая приходится на дни события после даты повышения.

Как считать:

• Рассчитайте средний дневной заработок обычным способом без учета индексации.
• Разделите отпускные дни на периоды до и после повышения: до 1 июля и после 1 июля.
• Часть отпуска, приходящаяся на период после повышения (с 1 по 8 июля), оплачивается в размере среднего дневного заработка, умноженного на коэффициент индексации.
• Часть отпуска до повышения (с 25 по 30 июня) оплачивается в обычном размере без применения коэффициента.

Шаг 5: Проведите сам расчет.

После того как вы определили, какие суммы за какие месяцы подлежат индексации, вы:

• Суммируете все индексированные выплаты (за месяцы до повышения × на К) и все неиндексированные выплаты (за месяцы после повышения).
• Полученную общую сумму делите на количество учитываемых календарных дней в расчетном периоде (с учетом правил исключения периодов - больничных, отпусков и т.д.).
• Получаете проиндексированный средний дневной заработок, на который умножаете количество дней отпуска, командировки и т.п.

Главный принцип: коэффициент применяется не к итоговой средней сумме, а к конкретным выплатам за каждый месяц, который по правилам должен быть пересчитан в сторону увеличения.

Важные нюансы

• Повышение премий и надбавок.
• Несколько повышений.
• Нормативный документ.

Какие важные нюансы присутствуют 

Применение коэффициента - это не механическое действие, а процесс, требующий внимания к деталям. Вот на что стоит обратить особое внимание:

1. Какие именно выплаты индексируются

Индексации подлежат не все составляющие заработной платы, а только те, которые носят постоянный и обязательный характер. К ним относятся:

• Оклады и тарифные ставки: Это основная база для расчета коэффициента.
• Постоянные надбавки и доплаты, установленные в фиксированном проценте или кратности к окладу. Поскольку их размер напрямую привязан к окладу, они автоматически увеличиваются при его индексации.

Не подлежат индексации

• Выплаты, установленные в абсолютной (фиксированной) сумме (например, постоянная доплата в размере 5000 рублей ежемесячно, а не процент от оклада). Они учитываются в расчете в фактическом начисленном размере.
• Разовые и переменные выплаты: Премии, не предусмотренные системой оплаты труда, разовые выплаты по итогам года, материальная помощь. Они также учитываются в фактическом размере, так как их размер изначально не был привязан к изменяющемуся окладу.

2. Как быть, если повышений было несколько

Ситуация, когда в течение расчетного периода оклады повышались не один, а два или более раз, вполне возможна. В этом случае для корректного пересчета необходимо:

• Определить временные промежутки между повышениями.
• Для каждого такого промежутка рассчитать свой коэффициент индексации.
• Коэффициент применяется к выплатам за месяцы, которые предшествовали первому повышению. Последующие повышения требуют своих коэффициентов для своих периодов.

3. Повышение только части оклада или изменение системы оплаты

Иногда изменения касаются не всего оклада, а лишь его части (например, изменился размер постоянной премии, а оклад остался прежним). В этом случае бухгалтеру необходимо carefully проанализировать приказ о внесении изменений.

Если по своей сути это изменение является общим повышением уровня оплаты труда (постоянная часть заработка стала больше), то это является основанием для индексации. Ключевой критерий - изменение в сторону увеличения именно постоянных выплат для всего коллектива.

4. Увольнение и компенсация за неиспользованный отпуск

При увольнении расчет компенсации за все неиспользованные отпуска проводится по тем же правилам, что и расчет отпускных. Следовательно, если в расчетном периоде или после его окончания, но до дня увольнения, произошло общее повышение окладов, средний заработок для компенсации подлежит обязательной индексации.

5. Документальное подтверждение

Основанием для проведения индексации в бухгалтерском расчете является приказ (распоряжение) руководителя организации о повышении окладов (тарифных ставок). В этом приказе должно быть четко указано, что повышение распространяется на всех работников организации (или конкретного структурного подразделения). Без такого документа провести индексацию формально невозможно.

6. Нормативный акт

Все эти правила, включая исключения, установлены не на усмотрение работодателя, а закреплены законодательно в Постановлении Правительства РФ № 922 от 24 декабря 2007 года (в частности, в пунктах 16, 17 и 18). Любая проверка со стороны трудовой инспекции или фондов будет ориентироваться на соблюдение именно этого документа.

Игнорирование этих нюансов приводит к самым частым ошибкам

• неверному расчету коэффициента;
• индексации тех выплат, которые индексировать не нужно;
• отсутствию индексации там, где она обязательна.

Это влечет за собой занижение сумм, полагающихся работнику, и, как следствие, претензии со стороны контролирующих органов и самих сотрудников.

Вывод

Кратко суть такова: индексация среднего заработка - это обязательная процедура пересчета при общем повышении окладов в организации. Она гарантирует, что расчет отпускных, командировочных и других выплат, основанных на среднем заработке, будет справедливым и соответствовать текущему уровню дохода сотрудника.

Главное - индексировать выплаты за месяцы, предшествовавшие повышению, используя корректно рассчитанный коэффициент (новый оклад / старый оклад). Важно помнить, что индексация применяется только к постоянным выплатам (окладам, тарифным ставкам) и не касается пособий по больничным листам.

Проведение индексации защищает права работника на получение полной и своевременной компенсации за периоды, когда за ним сохраняется средний заработок. Пренебрежение этими правилами ведет к занижению выплат и нарушению трудового законодательства.