Как интеграция с CRM на сайте ускоряет заключение договоров с новыми клиентами

Интеграция электронного документооборота (ЭДО) с CRM - это мощный инструмент для ускорения продаж и повышения конверсии. Вот как именно такая интеграция ускоряет заключение договоров с новыми клиентами, начиная с момента обращения на сайте.

Интеграция ЭДО с CRM автоматизирует процесс подготовки, согласования, подписания и учета договоров, исключая рутинные операции, задержки и человеческие ошибки. Это превращает многоэтапный процесс, который раньше занимал дни, в операцию на несколько кликов, занимающую минуты.

Детальный разбор процесса: "До" и "После"

Как это было РАНЬШЕ (без интеграции)

• Заявка с сайта: Менеджер получает заявку в CRM или на почту.
• Ручная подготовка: Менеджер вручную ищет шаблон договора в файлах, копирует данные клиента из CRM (рискуя ошибиться), сохраняет черновик.
• Отправка на почту: Менеджер отправляет договор клиенту по email с просьбой проверить.
• Ожидание и путаница: Клиент не отвечает, теряет письмо в inbox, задает вопросы по цепочке писем, просит внести правки. Возникает несколько несвязанных переписок.
• Правки и новая версия: Менеджер вносит правки, сохраняет файл как "Договор_Финальный_версия2_исправленный.docx" и отправляет заново.
• Согласование и подписание: Клиент распечатывает договор, подписывает, сканирует, отправляет скан обратно. Юрист требует оригиналы почтой.
• Учет: Менеджер вручную загружает скан договора в карточку сделки в CRM, меняет ее статус.

Итог: Процесс растягивается на дни или даже недели, высока вероятность ошибок, клиент теряет интерес, менеджер тратит время не на продажи, а на бумажную работу.

Как стало ПОСЛЕ (с интеграцией ЭДО и CRM)

1. Мгновенное создание документа после заявки с сайта

• Как работает: Клиент оставляет заявку на сайте - она автоматически попадает в CRM и создается карточка сделки - менеджер одним кликом нажимает кнопку "Создать договор".
• Что ускоряет: Данные клиента (название, ИНН, адрес, контактное лицо) автоматически подтягиваются из CRM в шаблон договора. Исключается ручной ввод и ошибки.

2. Автоматическая отправка на eSign (электронную подпись)

• Как работает: Система автоматически отправляет клиенту письмо со ссылкой на документ в защищенном личном кабинете (сервисе ЭДО).
• Что ускоряет: Клиент получает документ мгновенно, в одном стандартном формате. Нет потерь в спаме или входящих.

3. Прозрачность процесса и напоминания

• Как работает: В карточке сделки в CRM виден статус документа: "Отправлен", "Просмотрен", "Подписан", "Отклонен". CRM автоматически отправляет напоминания клиенту, если он не подписал документ.
• Что ускоряет: Менеджеру не нужно звонить и спрашивать "получили ли вы договор?". Он видит все в реальном времени и вмешивается точечно, только если клиент задерживает подписание.

4. Ускоренное согласование и правки

• Как работает: Если клиенту нужны правки, он может оставить комментарий прямо в интерфейсе документа. Менеджер получает уведомление в CRM, вносит правки (часто также через веб-редактор) и отправляет новую версию по тому же самому цепочко-письму.
• Что ускоряет: Вся история обсуждения и версий хранится в одном месте - в карточке сделки. Нет хаоса из писем и версий файлов.

5. Мгновенное подписание с любого устройства

• Как работает: Клиент подписывает договор простой электронной подписью (по СМС/email) одним кликом, не выходя из личного кабинета. Для юрлиц - усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• Что ускоряет: Подписание занимает секунды. Не нужно печатать, сканировать, искать почтовый сервис.

6. Автоматическое завершение сделки и учет

Как работает: Как только клиент подписал документ, система автоматически

• Меняет статус сделки в CRM на "Подписано" или "Оплатить".
• Отправляет уведомление менеджеру и в бухгалтерию.
• Сохраняет финальную версию подписанного документа (с двумя подписями) в карточку компании и сделки.

Что ускоряет: Исключаются ручные операции по закрытию сделки. Документ сразу попадает в архив и его легко найти.

Ключевые преимущества для бизнеса

Что нужно для внедрения

• Выбрать CRM-систему, которая поддерживает интеграцию с сервисами ЭДО (например, Bitrix24, AmoCRM, RetailCRM).
• Выбрать сервис ЭДО с готовым интеграционным решением (API) для вашей CRM (например, Контур.Диадок, СберКорус, Тензор, Калуга.Астрал).
• Настроить интеграцию (силами штатных IT-специалистов или с помощью внедренцев провайдера ЭДО).
• Настроить шаблоны документов и карточки сделок.

Вывод

Интеграция ЭДО с CRM, такая как решение от Tobiz, кардинально трансформирует процесс продаж. Она автоматизирует подготовку, отправку и подписание договоров, сокращая время сделки с дней до часов. Это исключает ошибки, повышает конверсию за счет скорости и освобождает менеджеров от рутины. Внедрение подобной системы - это стратегический шаг для роста выручки и усиления конкурентных преимуществ вашего бизнеса.