Как организовать онлайн-запись на уроки и принимать предоплату через сайт

Организация онлайн-записи и прием предоплаты - ключевые моменты для автоматизации и масштабирования образовательного проекта. Вот подробное пошаговое руководство, как это реализовать.

Планирование и выбор модели

Сначала определитесь с процессом

• Что продаете.
• Процесс записи.
• Предоплата.

Как планировать работу

Прежде чем выбирать технические решения, необходимо максимально подробно описать ваш будущий процесс на бумаге. От этого будет зависеть выбор платформы и её настройка.

1. Что продаете

Определите, что именно является вашей единицей продажи. Это фундамент для всей системы. Варианты кардинально разные

• продажа разового индивидуального занятия (клиент выбирает конкретное время в вашем расписании);
• продажа абонемента на несколько занятий (клиент покупает пакет, а потом самостоятельно записывается на свободные окошки в расписании);
• продажа доступа к групповому курсу с фиксированным расписанием (все ученики идут одновременно, запись - это покупка доступа на конкретный поток);
• продажа записи на первое пробное занятие (часто по сниженной цене, с последующим подключением менеджера).

2. Процесс записи

Далее, продумайте логистику процесса записи для клиента.

• Будет ли у вас открытое, публичное расписание, где ученик сам видит все свободные и занятые окна и может выбрать любое подходящее? Этот вариант требует очень точной синхронизации с вашим личным календарем.
• Или вы предпочитаете модель, при которой клиент лишь оставляет заявку на удобную дату (например, "вторник утро"), а вы уже вручную подтверждаете конкретное время и отправляете ему ссылку на оплату.

Первый способ максимально автоматизирован, но требует идеальной дисциплины от вас. Второй - более гибкий, но отнимает больше времени на координацию.

3. Предоплата

Критически важный вопрос - политика предоплаты. Решите, является ли оплата стопроцентной гарантией бронирования. Будете ли вы брать полную стоимость урока или только частичный депозит (например, 30-50%), который страхует от неявки?

Четко сформулируйте условия возврата и переноса. Пропишите, за какое время до начала занятия можно беспрепятственно перенести или отменить его с возвратом средств. Это не только защитит вас, но и сделает правила понятными для клиента, уменьшит количество конфликтных ситуаций.

Например, распространенное правило: "отмена или перенос бесплатно возможны не менее чем за 24 часа до начала занятия. При отмене позднее предоплата не возвращается".

Подумайте о роли менеджера в этом процессе. Будет ли система полностью автоматической, от записи до напоминания, или после оплаты с клиентом обязательно должен связаться человек (вы или помощник)

• чтобы уточнить детали;
• провести тестирование уровня;
• отправить материалы

Это повлияет на настройку уведомлений - помимо автоматических писем может потребоваться заявка в мессенджер или Trello.

4. Данные

Наконец, подумайте о данных. Какая информация о клиенте вам критически важна помимо имени и контактов? Нужно ли вам перед уроком знать его уровень подготовки, цель обучения, возраст? Заранее составьте список полей в форме записи

• обязательные (имя, телефон, e-mail);
• опциональные (пожелания, комментарий, ссылка на портфолио).

Сбор нужных данных с первого касания избавит от лишних переписок.

Выбор и настройка платформы 

Есть три основных пути

• Конструкторы сайтов со встроенными функциями.
• Специализированные сервисы онлайн-записи.
• Интеграция через API.

Какую платформу выбрать

Идеальным решением для организации онлайн-записи и приема предоплаты является использование комплексных платформ, которые объединяют в себе все необходимое: создание сайта, систему бронирования, CRM и встроенные платежные инструменты.

1. Tobiz

Это российский конструктор, который изначально заточен под задачи бизнеса, включая запись на услуги и онлайн-оплаты. Вы создаете свой сайт-визитку прямо в системе, настраиваете карточки своих услуг (уроков) с описанием и стоимостью, а затем добавляете функционал онлайн-записи.

• Tobiz интегрирован с ведущими платежными системами (ЮKassa, CloudPayments, Сбербанк), что позволяет сразу принимать предоплату.

После оплаты клиент автоматически попадает в вашу встроенную CRM, где вы можете видеть историю его посещений, управлять рассылками и напоминаниями. Ключевое преимущество - все находится в одной экосистеме, вам не нужно ничего отдельно стыковать.

2. Tilda

На нем можете создать красивый лендинг для своих уроков, а затем с помощью блока «Запись на прием» настроить календарь с доступными слотами. Обязательным шагом будет подключение Tilda Payments или внешней онлайн-кассы (например, через ЮKassa) для приема денег.

3. WordPress

Аналогичный путь можно пройти на нем, установив специализированные плагины для бронирования, такие как Bookly или Amelia. Эти плагины очень гибкие

• они позволяют настраивать расписание, продолжительность уроков, перерывы;
• управлять сотрудниками (если у вас не только вы) и интегрируются с платежными шлюзами.

Этот путь требует немного больше технической сноровки для настройки, но предлагает очень широкий функционал.

4. YTimetable или Mindbox

Если вам не нужен полноценный сайт, а требуется в первую очередь функционал записи, то стоит обратить внимание на эти специализированные сервисы онлайн-бронирования. Вы регистрируетесь в таком сервисе, настраиваете свои услуги и расписание, а затем получаете код виджета, который встраиваете на любой сайт (даже если это одна страница).

Клиент взаимодействует с этим виджетом: выбирает время и оплачивает занятие. Эти сервисы берут на себя всю логику уведомлений (SMS, email), синхронизацию с календарями и напоминания клиентам. Они работают по подписке, но экономят огромное количество времени за счет своей узкой специализации.

5. Интеграция через​ API

Для крупных или технологически сложных проектов с уникальной логикой подойдет путь кастомной разработки с использованием API. В этом случае вы

• либо нанимаете разработчиков для создания собственной системы записи на сайте;
• либо используете мощные no-code/low-code платформы вроде Google AppSheet или Notion с сложными связками.

Для приема платежей вы отдельно подключаетесь через API к платежному шлюзу (ЮKassa, CloudPayments, Tinkoff Pay). Этот шлюз обеспечивает безопасный прием денег и обязательную отправку чеков по 54-ФЗ. Этот вариант дает максимальную гибкость, но требует серьезных технических и финансовых ресурсов для реализации и поддержки.

Независимо от выбранного пути, критически важным этапом является настройка уведомлений.

• вы должны получать мгновенные оповещения о новой записи и оплате (на почту, в Telegram-бот);
• ваш клиент - автоматическое письмо или SMS с подтверждением брони, датой, временем и деталями оплаты.

Обязательно протестируйте весь процесс от лица клиента, совершив тестовый платеж, чтобы убедиться, что все этапы работают корректно и без сбоев.

Пошаговая инструкция для быстрого старта

• Создайте сайт-визитку.
• Подключите платежи.
• Настройте онлайн-кассу.
• Добавьте на сайт блок "Запись на прием".
• Настройте уведомления. 

Какая есть пошаговая инструкция для быстрого старта

1. Зарегистрироваться на платформе Tobiz

Процесс стандартный: укажите email, телефон, придумайте пароль. После входа в систему система предложит вам выбрать тип сайта - здесь стоит выбрать вариант, связанный с услугами, обучением или записями. Не переживайте, вы всегда сможете изменить и добавить страницы позже. Назовите свой проект, например, «Английский с Анной» или «Онлайн-уроки гитары».

2. Создать витрину ваших услуг

В личном кабинете перейдите в раздел, который может называться «Услуги» или «Товары и услуги». Нажмите «Добавить услугу». Заполните все поля

• придумайте четкое и понятное название урока («Разговорный английский для начинающих»)
• добавьте подробное описание, что входит в занятие и какой будет результат.

Установите точную стоимость. Очень важно загрузить качественное изображение - это значительно повышает доверие и конверсию.

3. Настройка самой записи

Найдите в функционале платформы модуль или блок «Онлайн-запись», «Запись на услугу» или «Запись на прием». Добавьте этот блок на главную страницу или на отдельную страницу с расписанием. В настройках блока вам нужно привязать созданную вами услугу.

Затем детально настройте календарь: укажите

• свои рабочие дни недели, время начала и окончания работы (например, с 10:00 до 20:00);
• продолжительность одного слота (например, 60 минут);
• временные перерывы между занятиями, если они нужны.

Обязательно активируйте опцию «Предоплата обязательна» или аналогичную.

4. Необходимо подключить платежную систему

В административной панели Tobiz найдите раздел «Настройки» или «Платежи». Платформа предлагает интеграции с популярными сервисами: ЮKassa, CloudPayments или Сбербанк. Выберите один из них и нажмите «Подключить».

Вам будет необходимо авторизоваться в аккаунте выбранного платежного шлюза или зарегистрироваться в нем и скопировать ключи для подключения (идентификатор магазина, секретный ключ) из личного кабинета платежной системы в соответствующие поля в настройках Tobiz.

Этот шаг обеспечивает юридически корректный прием платежей с обязательной отправкой онлайн-чеков по 54-ФЗ.

5. Настройка коммуникации

Вам и вашему клиенту необходимо получать уведомления. В разделе «Уведомления» или «Настройки бота» настройте, куда вам приходить оповещения о новой записи и оплате - чаще всего это email и Telegram. Укажите ваш номер телефона для SMS-уведомлений, если эта опция есть.

Затем настройте автоматические письма для клиентов: система должна отправлять им подтверждение брони с указанием даты, времени и суммы оплаченного занятия. Часто можно добавить в письмо ссылку на Zoom или Google Meet, если урок проходит онлайн.

6. Протестируйте всю цепочку от начала до конца

Откройте свой сайт в режиме инкогнито браузера или попросите друга выступить в роли клиента. Выполните все шаги: выберите услугу, укажите свое имя и контактные данные, выберите произвольное время из доступных слотов и совершите тестовый платеж.

Для этого в настройках платежной системы можно активировать тестовый режим и использовать специальные тестовые номера карт. Убедитесь, что вам пришло уведомление о заказе, а «клиенту» - письмо с подтверждением. Это гарантирует, что все работает корректно и вы не потеряете ни одного реального клиента. 

Вывод

Организовать онлайн-запись и прием предоплат сегодня проще всего через комплексные платформы вроде Tobiz, которые объединяют сайт, систему бронирования, CRM и платежные инструменты в одном месте. Это избавляет от необходимости технически стыковать разные сервисы.

Ключевые шаги

• четко определить модель услуг и правила отмены;
• выбрать подходящий инструмент;
• настроить расписание;
• подключить платежный шлюз (ЮКасса, CloudPayments) для легального приема денег;
• настроить автоматические уведомления для себя и клиентов.

Перед запуском критически важно протестировать весь процесс изнутри, чтобы убедиться в его бесперебойной работе и избежать потери реальных заказов.