Как правильно оформить сотрудника на работу

Кто сказал, что если заплатить налоги, то можно быть спокойным? Кто бы это ни был, вас обманули. Точнее, не рассказали правду. Кроме уплаты налогов у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. К примеру, оформлять сотрудников. В данной статье мы научим, как правильно оформить сотрудника. И рассмотрим все тонкости, которые могут здесь быть.

Как оформить сотрудника: заявление о приеме на работу

Представьте, что после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.
Заявление
Прошу принять меня на работу, на должность менеджера по продажам”.
Дата, подпись.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Кроме визы директор обязан указать свое согласие — написать «Не возражаю», «Согласен» или что-то подобное.

Как оформить нового сотрудника: медосмотр

Правительством Российской Федерации утвержден перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Данные работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьютером более 50% рабочего времени и торговые работники – к примеру, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

К примеру, у вас интернет магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. Несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

• наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
• коды деятельности по ОКВЭД;
• наименование медучреждения, в которое направляется работник;
• ФИО работника и наименование должности;
• указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
• перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие «Специальная оценка условий труда». Каждый предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Как оформить сотрудника в ИП: приказ

Работник вернулся к вам с медицинской справкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель — издать приказ о приеме на работу. Основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа.

Следующий текст:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича, на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление, о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Как оформить сотрудника по договору

Это следующий пункт в деле, как оформить нового сотрудника. Договор — он составляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

• размер оплаты труда;
• должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
• кому непосредственно подчиняется работник;
• испытательный срок, если он есть;
• должностные обязанности;
• прочие условия работы.

Не менее важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка приблизительно такая: «Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни».

Изредка трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. Потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился как ни в чем не бывало — за что был уволен за прогулы.

Дальше началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18. Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Собственно поэтому, чтобы этого не произошло,надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Эту процедуру делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Им может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ, на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.
Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Если трудовая существует. Если сотрудник устраивается, на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая книжка продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. Вы же, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум: ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Данный документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомление государства о статусе работодателя

Сначала немного отвлечемся и порассуждаем о масштабах. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Потому есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Прямо оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профессиональных заболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Вкратце расскажем, как это работает:

1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работников. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионную и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

Уплата взносов

Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Ибо пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Фиксируем. Для того чтобы не было проблем с госведомствами в деле, как оформить сотрудника по договору, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это- предоставляется время 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Случается, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. К примеру, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Нужно переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор.

Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. От того лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда. Работает это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор. Это и будет договор аутсорсинга.

Итог

Давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере заработной платы.

Вроде бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. К примеру, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!