Определение тайм-менеджмента

С проблемой нехватки времени сталкиваются многие люди. Дома дела никогда не кончаются, семья требует постоянного внимания. На работе ничего не успеваешь. Между тем годы летят, молодость и сила уходят. Постоянные стрессы выматывают до изнеможения. Можно ли с этим бороться?

Существует такое понятие, как «time-management» – разумный подход к решению своих жизненных проблем. В статье расскажем о принципах и методиках, которые помогают значительно облегчить жизнь, справляться с нагрузками, сохраняя бодрость духа.

Понятие

Тайм-менеджмент это управление временем, использование специальных приемов, позволяющих распределять его экономно и рационально, чтобы успеть сделать все необходимое и оставить время на полноценный отдых.

Приемы time-management применимы к обычной повседневной жизни людей, начиная с подросткового возраста. Они играют особую роль в организации бизнес-деятельности, так как оптимальный расход рабочего времени – это залог процветания любой фирмы, возможность обойти конкурентов, получить запланированные доходы.

Назначение

Основными задачами тайм-менеджмента являются:

• объяснение причин нерационального расхода времени на работе и в быту;
• поиск возможностей для устранения действий, тормозящих выполнение обязательных дел;
• знакомство людей с принципами оптимизации затрат своего труда, распределения задач на главные и второстепенные;
• обучение правилам самоконтроля и самоорганизации;
• положительное психологическое воздействие на сознание людей, помощь в преодолении эмоционального стресса.
   

 Принципы

Для выполнения таких задач в тайм-менеджменте опираются на несколько важных принципов. К ним относятся:

1. Приоритизация – то есть распределение занятий по степени важности, поиск вариантов  решения первостепенных проблем и отказа от стремления выполнить все (даже в ущерб здоровью и нормальному сну).
2. Планирование – оценка сложности задач, потребностей в затратах труда и времени, сопоставление с количеством других проблем, осознанное распределение дел на конкретный период («на завтра», «на неделю», «в предпраздничные дни»).
3. Структурирование – обдумывание способов оценки потраченного труда, результативности усилий.
4. Рационализация привычек – преодоление «факторов торможения», таких как:
   - откладывание дел «на потом» или выполнение их «на скорую руку», требующее последующей переделки;
   - лень, позднее утреннее пробуждение, отсутствие режима сна и бодрствования;
   - продолжительные беспредметные разговоры, в том числе по телефону;
   - неумение продумать с вечера, как собраться утром на работу, о чем помнить, что надеть (перенапряжение с самого начала дня);
   - распыление сил по пустякам, исполнение маловажных дел в ущерб самым необходимым.
5. Делегирование – умение передавать менее важные дела помощникам, распределять обязанности между подчиненными или членами семьи.
6.  Анализ – изучение последствий торопливого выполнения заданий. Сопоставление результатов, полученных при использовании различных средств и способов. Продумывание ошибок и вариантов более плодотворных действий.
7. Планирование отдыха – ясное представление о его пользе и необходимости, умение устраивать передышки на занятие спортом, посещение развлекательных мероприятий.
   Хоть и говорится: «Делу время, а потехе час», этот час надо обязательно выделить, вспоминая, что нет ничего дороже здоровья.
8. Постановка целей – точное представление о желаемых результатах и путях их достижения.
9. Мотивация – изобретение «поощрительных призов» для себя в случае успеха (а также «наказаний» в случае невыполнения запланированного действия).
10. Чередование деятельности разных видов и сложности.
11. Использование интернета («умных устройств», Ютуба и т. д.) для подсказок, облегчения и ускорения действий.

Техники

Существуют специальные приемы, которые помогают «управлять временем», повышать эффективность затраты своей энергии, добиваться больших результатов за меньший период.

Самыми известными и популярными техниками менеджмента являются:

1. Матрица Эйзенхауэра. Когда-то 34-й президент США сказал: «Важное редко бывает срочным, а срочное – важным». Эта фраза положила начало возникновению теории «Навыков высокоэффективных людей». В ней предлагается распределять все предстоящие дела, располагая их в виде матрицы из 4 частей:
   - важно и срочно (сходить к врачу, когда болит зуб, устранить причину «затопления» соседей);
   - важно не срочно (заняться самообразованием, купить ребенку обещанный самокат);
   - срочно, но не так важно (постирать шторы, найти в интернете рецепт приготовления праздничного торта);
   - не важно и не срочно (посторонние дела и разговоры, отвлекающие от серьезных занятий).
   Если заполнять ее каждый день в течение недели, можно проанализировать, на что потрачено время, какие затраты оказались лишними.
   
2. Методика АВС – помогает выяснить, какие действия дали наилучший результат. Все дела группируются по категориям:
   А – самые приоритетные (важные и срочные);
   В – важные, но менее срочные;
   С – желательные, но не обязательные.
3. Техника Парето или «принцип 90/30». Необходимо выяснить, сколько времени уходит на выполнение важных заданий, и стремиться к тому, чтобы на 90 % из них уходило 30 % времени. Соответственно, надо отделить важное от неважного и оценить эффективность своих усилий (как в личной жизни, так и на работе).
   
4. Правило 18 минут. Именно столько надо отводить на оценку и анализ своих действий в течение 8-часового рабочего дня (по 5 минут утром и вечером, по 1 минуте каждый час).
5. Техника «Домино». Предлагается уделять внимание, в первую очередь, наиболее перспективным делам, например, не жалеть сил и времени на профессиональное образование или на качественное оформление своего сайта.
6. Система GTD – решение задач по мере их поступления, не забивая голову лишними домыслами. Важно доводить начатые дела до конца, чтобы не возвращаться к ним впоследствии.
7. Timeboxing – разумное ограничение сроков начала и завершения работы с учетом неизбежных побочных дел (например, выполнение проекта вместе с составлением инструкций и отчетов).
8. POSEC – разумное сочетание:
   - расстановки приоритетов (Prioritize);
   - организации действий (Organize);
   - оптимизации и упрощения задач (Streamline and Simplify);
   - экономии времени на выполнение несрочных дел (Economize);
   - расходования (жертвования) времени только на полезные дела (Contribute).
9. Принцип COPE (Clear, Organized, Productive, Productive).
   Чтобы не тратить лишнего времени, надо ясно представлять себе желаемые цели, правильно организовать работу, действовать продуктивно и эффективно.
10. Система 4D. Чтобы достичь успеха с минимальной затратой времени, необходимо:
    - Do – делать то, что важно и нужно;
    - Delegate – делегировать (перепоручать помощникам) дела, не требующие вашего личного участия;
    - Delete – удалять из списка малозначительные задачи;
    - Delay – откладывать несрочные дела на удобное время.
11. Правило 10 минут. Следует продуктивно использовать паузы между важными делами, уделяя хотя бы 10 минут выполнению «побочных» дел, чтобы не тратить на них дополнительное время.
     

Инструменты и сервисы

В сокращении времени на эффективное выполнение повседневных дел могут помочь:

1. Составление списка задач и их распределение по значимости и срочности исполнения на: «первостепенные-неотложные», «важные-несрочные», «второстепенные, но срочные», «необязательные».
2. Записи-напоминания, не позволяющие упустить что-то важное при увлеченном выполнении разнообразных заданий. Например, нужно держать перед глазами сроки обязательных визитов и встреч, намеченных на неделю или на месяц.
3. Разнообразные полезные приложения в телефоне, такие как «Календарь», «Будильник», «Таймер», «Ежедневник» (блокнот для записи планов и сроков решения проблем), «Планеров» – электронных сервисов по сортировке заданий разного назначения и сроков (программы Todobit, TickTick, Any.do).

Популярные инструменты тайм-менеджмента

Способы контроля

Для оптимизации расходов своего времени недостаточно только планирования дел. Важно контролировать выполнение намеченных мероприятий, чтобы случайно не пропустить что-то важное.

В тайм-менеджменте различают:

Внешний контроль. Проводится при заключении договоренностей с другими людьми (например, компаньонами по бизнесу). При этом фиксируются сроки предоставления отчетов (в письменной или устной форме.) Партнеры, заинтересованные в решении общей проблемы, контролируют выполнение обязательств.

Примечание. Это правило действует не только на работе, но и дома. Если вы пообещали сыну купить гироскутер до конца месяца, то не сомневайтесь, «внешний контроль» вам обеспечен.

Напоминание о поставленных задачах иногда поручается секретарю, консультантам или используются такие устройства, как будильник, программируемые («умные») гаджеты.

Внутренний (самоконтроль) включает:

• самостоятельный хронометраж в течение дня (запись дел и сроков выполнения);
• фиксирование помех (причин несоблюдения поставленных сроков);
• интуитивную оценку времени, потраченного на выполнение конкретных дел.

Важную роль играет контроль исполнения делегированных полномочий.

Руководители организаций должны соблюдать следующие правила:

1. Ставить перед подчиненными конкретные цели, убеждаясь, что они правильно понимают задачи.
2. Заранее оговаривать сроки выполнения, форму отчетности и возможность проявления личной инициативы.
3. Выдавать помощнику нужную информацию, а также возможность высказывания собственного мнения.
4. Предоставлять сотрудникам необходимые права, чтобы не отрываться от своих дел при решении делегированных задач. Не допускать превышения полномочий.
5. Выдавать конкретные задания узкого направления, в котором помощник достаточно хорошо разбирается.
6. Обеспечить поддержку, при необходимости ускорить получение результата.
7. Контролировать качество и сроки выполнения заданий.
8. Делегировать не только «черновую» работу, но и интересные задания, стимулируя помощников к проявлению старательности и ответственности.
9. Предупреждать о недопустимости «возврата полномочий» (перепоручения заданий третьим лицам).
10.  Предупреждать помощников о поощрениях за успешное достижение целей (премирование, повышение по службе или иное), а также о последствиях невыполнения дел (возможном ущербе для компании).

Ошибки и мифы

Значение тайм-менеджмента понимают не все. Многие люди сомневаются в том, что можно улучшить свою жизнь, следуя каким-то стандартным правилам. Существуют распространенные мифы о том, что:

1. Временем управлять нельзя, поскольку оно не материально. Можно действовать лишь интуитивно. Однако, в отличие от животных, которые руководствуются только инстинктами, человек способен осознавать свои действия и способы самоконтроля. Сутки растянуть нельзя, но повысить эффективность временных затрат вполне возможно.
2. Чтобы быть успешным, нужно работать без передышки, тратить с пользой каждую минуту.  Принципы тайм-менеджмента опровергают данное представление. Здесь говорится об эффективном распределении задач, их последовательном качественном решении с наименьшими затратами сил и без вреда для здоровья.
3. Подробный список дел надо составлять не только на 2 дня, но и на длительный период, ограничивая свою жизнь рамками обязательств. Этого делать не нужно. Требуется наметить лишь общее направление и оценивать перспективы отдаленной деятельности.
4. Чем больше список дел, которые человек способен для себя наметить и удержать в памяти, тем большего успеха он достигнет в своей жизни. Правда в том, что многозадачность замедляет мышление, утомляет мозг и тормозит дело. Гораздо полезнее последовательное качественное выполнение заданий, не требующее доделки или повторного выполнения.

При использовании тайм-менеджмента не рекомендуется:

1. Стараться сделать все, полагаясь только на себя. Почему это не правильно? Ответ простой – это невозможно, потому что у каждого человека свои физические возможности и жизненные ресурсы. Выход из положения – матрица Эйзенхауэра.
2. Задействовать инструменты тайм-менеджмента (заметки, календари) бессистемно, от случая к случаю.
3. Использовать приемы управления временем точечно, то есть в самых критических ситуациях (например, в период непредусмотренного наплыва покупателей).

Управление временем – это не просто слова, а проверенный на практике способ оперативного и целенаправленного облегчения повседневного труда. Приемы тайм-менеджмента позволяют добиваться нужных результатов при меньших затратах времени, за счет самоконтроля своих действий, разумной постановки целей и делегирования выполняемых заданий.