Как известно, бизнес-процессы – это последовательность определенных действий или мероприятий, направленных на достижение поставленных целей и задач в той или иной организации. И время от времени любые бизнес процессы, какими бы точными и выверенными они ни были, нужно оптимизировать. С какой целью необходимо проводить оптимизацию бизнес процессов? И как это лучше всего делать? Расскажем в этой статье.

Узнайте, как начать зарабатывать без вложений

Оптимизация бизнеса и ее функции

Итак, как правило, принято выделять следующие причины для того, чтобы провести оптимизацию бизнес процессов компании. Она нужна для:

• увеличения рентабельности и повышения управляемости дела
• улучшения адаптации новых сотрудников
• составления более точного прогноза и повышения качества планирования
• повышения важности фирмы/бренда в глазах целевой аудитории
• повышения качества работы
• улучшения микроклимата в компании (отношений между сотрудниками)
• сокращения расходов и более оптимального распределения ресурсов
• закрепления за каждым работником его персональной зоны ответственности

Как видим, оптимизация управления бизнес процессами — процесс длительный, требующий не только мастерства, но и, главным образом, последовательности действий. Если оптимизация бизнес процессов в организации происходит время от времени, без наличия четкого плана, то на успех сильно рассчитывать не приходится.

Чтобы ваша система оптимизации бизнеса принесла положительные результаты, для нее нужен прочное основание. И таким своего рода фундаментом послужит, как ни странно, та система работы внутри вашей фирмы, которая уже есть. Вам нужно будет просто внести корректировки в нее, так скажем — усовершенствовать ваши принципы работы. В этом и есть суть оптимизации и главное ее отличие от такого процесса, как реинжиниринг — в случае с ним все создается с нуля. Вам же нужно просто «подчистить» недостатки в имеющейся работе.

Задача оптимизации

Как мы смогли понять, одна из главенствующих задач оптимизации состоит в улучшении уже действующих в компании процессов работы. Но кроме того, в список задач оптимизации также входят:

• устранение ошибок, неточностей и прочих недочетов,
• повышение результативности уже имеющихся и работающих процессов и принципов,
• налаживание взаимосвязи между работающими принципами.

Но иногда бывает так, что оптимизация приобретает масштабные размеры, когда уже принятые принципы и правила пересматриваются буквально «на корню». В данном случае уже принято говорить либо о «глобальной оптимизации», либо это также называют «частичный реинжениринг».

Кстати, данные процессы касаются не только крупного бизнеса, оптимизация малого бизнеса также возможна. Более того, проводить данную процедуру полезно всем: и сред ему, и малому, и тем более крупному бизнесу. Ведь вы наверняка хотите повысить эффективность собственного дела.

Если вам важно правильно оптимизировать собственный бизнес, то нужно понимать важность соблюдения некоторых принципов, которые повлияют в конечном счете на качество проведенного процесса. В данном случае важно понимать следующее:

• процессы оптимизации должны происходить снизу вверх или от частного к общему и т.д.
• оптимизировать можно систему, которая уже была создана ранее и которая понятна и прозрачна.

Кроме того, важно помнить следующее: если описать существующие бизнес процессы вашей фирмы, их придется сделать заново, потому как в противном случае у вас попросту не будет самого объекта для оптимизации. Также немаловажным моментом является и то, как ваши оптимизационные действия будут сказываться на исполнителях — то есть, если вы оптимизировали рабочие процессы, то к чему они привели? Стало ли сотрудникам сложнее работать? Повысилась ли их эффективность? Следите за этим, чтобы не получилось, как в известной поговорке — «одно лечим, другое калечим». Словом, оптимизация одной сферы не должна привести к дисбалансу другой.

Именно поэтому так важно скрупулезно и внимательно подбирать технологии оптимизации бизнеса и параллельно проводить анализ проведенной работы.

Да, оптимизировать свой бизнес — это важная и не быстрая работа, она требует времени, умственных усилий и большого труда. Но оно того явно стоит. Ведь если вы все проведете правильно, то результат в виде сниженных издержек, уменьшения затрат и увеличения эффективности труда подчиненных наверняка будет радовать. Причем долгое время.

Что можно достичь благодаря оптимизации

Итак, если вы решили провести в своей компании оптимизацию, то сам собой возникает вопрос: а какие цели я смогу достичь, благодаря проведенным действиям? С помощью оптимизации вы сможете:

1. Наладить взаимодействие среди всех подразделений фирмы (актуально для больших компаний).
2. Поднять качество выпускаемого товара или предоставляемых услуг.
3. Улучшить процессы предоставления услуг или доставки товара до клиента.
4. Устранить недочеты, которые были прежде.
5. Снизить затраты. То есть, это как раз и будет оптимизация расходов бизнеса.
6. Прийти к запланированных показателям и отметкам.

В итоге все это приведет вас к тому, что у вас получится провести такую оптимизацию, которая выведет компанию на качественно новый уровень. Если ваша цель — рост, развитие и расширение, то оптимизировать все процессы организации крайне необходимо. Но помимо этого не стоит забывать о том, что провести оптимизацию один раз — не достаточно. Это необходимо делать регулярно. Чтобы вовремя выявить какие-то проблемы и устранить их. Так, например, если вы провели налоговую оптимизацию бизнеса, то пересмотреть проведенную работу нужно будет снова, спустя какое-то время, чтобы удостовериться — все ли работает правильно, не возникли ли какие-то проблемы?

Каких систем касается оптимизация бизнеса

Теперь стоит оговорить то, какие же системы более всего нуждаются в оптимизации. Конечно, оптимизировать работу можно во всех подразделениях, но обычно ее советую проводить для того, чтобы:

• оптимизировать потоки информации
• оптимизировать систему контроля (например, за безопасностью)
• оптимизировать учетную систему
• оптимизировать мотивацию сотрудников
• оптимизировать систему качество и систему управления качеством.

Конечно, чтобы провести эти мероприятия, нужно знать, какие методы будут наиболее эффективными. Ниже мы приведем пятерку лучших методов.

Лучшие методы оптимизации

Когда речь заходит о методах оптимизации бизнеса, то на данный момент лучшими среди них принято считать следующие:

• фиксация идей, которые привели к управленческим решениям,
• разрабатывание и усовершенствование форм документов компании,
• улучшение последовательности процессов оптимизации,
• пересмотр требований к конечным показателям и данным,
• закрепление за сотрудниками индивидуальной зоны ответственности.

Остановимся подробнее на каждом из указанных выше методов.

1. Фиксация идей, которые привели к управленческим решениям

Согласитесь, что иметь четкий и точный алгоритм действий по принятию управленческих решений — очень важно. Подобные алгоритмы могут быть разные — например, стандартные. То есть, те, что были приняты уже во время процесса ведения бизнеса. К ним можно отнести, допустим, предоставление товара или услуг с отсрочкой платежа или только по предоплате. Такой подход помогает освободить от текущей деятельности главу компании. Этим могут заниматься непосредственно сами сотрудники. Что в итоге положительно может сказаться на тратах или издержках организации.

2. Разрабатывание и усовершенствование форм документов компании

Вы наверняка знаете, что нередко информацию передают устно — то есть, ничем не фиксируя ее. Это приводит к тому, что часть данных может искажаться и приходится тратить время на «восстановление истины». Чтобы этого не происходило, стоит все определенным образом фиксировать. Это поможет вам четко учитывать что сделано, а что — нет, а также формировать разного рода планы по выполнению тех или иных процессов.

3. Улучшение последовательности процессов оптимизации

Если какие-либо действия не приводят к улучшению итоговых цифр работы компании, то такие действия нужно просто устранять. Когда будете проводить оптимизацию, уберите из списка мероприятий то, что будет лишним, что явно замедлит какие-то процессы. К примеру, если у вас составлен типовой договор на поставку продукции оптовым клиентам, то нет смысла каждый раз менеджеру нести этот договор на согласование с юристами фирмы. Согласовывать стоит только тогда, когда условия договора меняются кардинально. Или когда клиент сам просит о внесении каких-то изменений.

4. Пересмотр требований к конечным показателям и данным

Те требования, которые вы предъявляете к конечным цифрам и показателям, важно проанализировать и «расчленить» на измеримые шаги. Иными словами, если вы хотите получить качественную продукцию (например, конфеты), то стоит своим подчиненным дать ориентир — что для вас качество: размер конфеты, вкусовые и органолептические показатели и так далее. То есть, работники должны четко понимать — что именно вы хотите получить от них на выходе. Потому как просто сказать — «я хочу видеть вкусные конфеты» — не достаточно. Понятие вкуса у всех разное.

5. Закрепление за сотрудниками индивидуальной зоны ответственности

Важно, чтобы каждый подчиненный понимал, за что он отвечает. Возьмем за пример те же конфеты: необходимо, чтобы кто-то один отвечал за замес начинки, второй — за глазировку конфеты, третий на работу упаковочного аппарата и так далее. И также важно, чтобы следил за всеми процессами кто-то один (например, мастер цеха). В этом случае каждый рабочий будет четко знать только отведенное ему дело, сосредотачиваться именно на нем и преуспевать в этом. Он не будет распыляться на множество задач, всякий раз что-то упуская из виду. Многозадачность — хорошее дело. Но часто взваливание на одного сотрудника избыточного числа работы приводит к снижению общего качества.

Оптимизация бизнеса: ТОП-7 приемов

Мы с вами рассмотрели наиболее приемлемые и лучшие методы оптимизации бизнес процессов. Теперь стоит перейти к не менее важному аспекту — с помощью каких приемов можно оптимизировать работу своей компании.

Мы выделяем семь приемов.

1. Вывести идеальный итоговый результат (ИИР)

Если вы серьезно рассматриваете оптимизацию своей компании, то нужно понимать, насколько важно грамотно, доступно и корректно описывать тот результат, к которому вы стремитесь и который принят за эталон. Но ИИР должен быть создан заранее, чтобы не искать его потом в созданных уже рамках бизнес процессов. Приведем пример: компания производит конфеты, которые поставляют в регионы РФ и ближнее зарубежье. Доставка производится собственными машинами фирмы. Но в следствие возросших цен на бензин доставка своими силами стала затруднительной для фирмы. Очень неправильно будет, если вы сформулируете задачу так: снизить на 15% расходы на доставку с помощью своего транспорта. Грамотнее будет озвучить требование»Принять необходимые действия для снижения расходов за доставку товара за обозначенный километраж». То есть, вам нужно создать такой ИИР, достичь который сотрудники смогут, если будут применять уже созданные ранее бизнес процессы.

2. Убрать лишние действия

Чтобы реализовать данный прием, вам нужно тщательно и детально рассмотреть все действия, всю работу компании в разных подразделениях и на различных этапах и выявить то, что можно убрать вовсе, а что — объединить друг с другом. Например: если ранее у вас при приеме на работу сначала нужно было пройти собеседование по телефону, потом — личное собеседование с менеджером по кадрам. Потом — встреча с директором. Затем — стажировка. После этого — поход к кадровику для оформления на работу (допустим, он находится в другом здании). И только после всех этих этапов новый сотрудник начинал работать. Долго, согласитесь? Гораздо эффективнее будет, если вы уберете, например, телефонное собеседование и оставите только личную встречу с эйчаром. Также можно убрать поход к кадровику и оформлять новичка прямо на месте. Словом, вам нужно сократить различные рабочие процессы, не «убивая» их эффективности. Как это делать? Проанализировать все процессы и выявить те, которые повторяются или те, которые можно заменить, убрать или объединить.

3. Корректировать последовательность этапов исполнения

Для более точного понимания сразу приведем пример: вы пришли в банк, чтобы оформить кредит. Сотрудник банка подготовил пакет документов, что заняло немало времени и что составляет большую часть работы. То есть, порядка 80% времени уходит именно на эту работу. Далее сотрудник несет документы безопасникам для того, чтобы получить разрешение на выдачу кредита. Если же получается так, что в кредите по каким-либо причинам вам откажут, то выходит, что менеджер попросту потратил львиную долю времени просто так. Гораздо эффективнее будет поменять местами эти этапы — сначала получить разрешение на предоставление рассрочки и только потом заниматься оформлением всей необходимой документации. Чтобы эффективно применить этот прием, вам нужно проанализировать все действия на всех этапах работы и определить наиболее важные, выстроить их в порядке приоритетности: что за чем должно идти.

4. Дробить обозначенные операции

Говорят, что если все рабочие процессы отлажены максимально, они усовершенствованы, то квалификация сотрудников компании начинает играть второстепенную роль. В целом, это так. Ведь если вы сможете раздробить существующие у вас бизнес процессы, это позволит вам упростить деятельность. Кстати, этот метод известен еще с давних пор — упоминания о нем есть в истории экономики Англии XVII века. И вам, чтобы сейчас внедрить этот прием в оптимизацию бизнеса, нужно совсем немного: просто задайте себе вопросы — какие крупные процессы можно разделить на более мелкие, чтобы заниматься ими могли даже те рабочие, кто не имеет высокой квалификации?

5. Вынести операции за границы процесса

Наверняка вы понимаете, что если сотрудник будет работать в режиме многозадачности (когда один человек выполняет параллельно сразу несколько дел из разных сфер), то это неизменно приведет к тому, что качество выполненной работы будет снижаться. Да и такие многостаночники — явление редкое. Рассмотрим пример: у вас есть магазин бытовой техники, где можно оформить покупку в кредит. И ваши продавцы работают и на продажу товара, и на оформление кредитов. В итоге — снижается качество продаж. Ведь если продавец будет проводить всю процедуру работы с клиентом как положено, то на это уйдет немало времени. А еще кучу времени нужно на то, чтобы оформить кредит. В результате получится так, что вместо, скажем, десяти проданных единиц товара сотрудник сможет за всю рабочую смену продать и оформить две единицы. Эффективно? Ничуть! В этом случае вам нужно вынести во вне оформление кредитов — например, нанять людей, которые будут этим заниматься. Таким образом, для внедрения данного приема нужно пересмотреть всю работу компании и какие-то действия перепоручить или другим сотрудникам, кто сможет это делать в параллели со своими иными обязанностями без вреда для эффективности, или нанять для выполнения этих дел новых людей. Также хороший вариант — если вы сможете найти компании-аутсорсеры, кто также сможет этим заняться.

6. Объединить операции

Этот прием подходит тем, кто может объединить сразу несколько дел. Например, смотрите: рыболовецкое судно ловило рыбу в месте рождения полезных ископаемых. Вы можете повысить эффективность работы за счет того, что вместе с рыбой будете также продавать и ископаемые. Как это внедрить? Просто нужно сделать аналитику вашей системы работы и, если это возможно, то точно так же объединить некоторые действия. Тогда вы сможете повысить эффективность работы как сотрудников, так и всей компании в целом. А также повысить прибыльность.

7. Автоматизация работы или передача роботам (станкам, машинам) функционала человека

Здесь все понятно: если у вас есть какие-то процессы, которые могут делать машины, то выгоднее будет заменить людей на станки. Особенно это касается тех компаний, где развито производство. В данном случае вы сможете сократить издержки и нивелировать человеческий фактор. Однако вам все же будет необходим человек, который будет эти станки обслуживать. Но, согласитесь, что обучить одного сотрудника проще и быстрее, чем десятерых. Да и в плане финансовой затратности это вам также будет идти в плюс.

Словом, оптимизация бизнеса — это процесс не быстрый. Не стоит думать, что вы сможете с ним справиться за пару месяцев. Ведь сначала вам нужно будет провести аналитику всех действий, затем внедрить изменения. После этого — посмотреть, все ли хорошо работает с внесенными изменениями. Если нет, то исправить ошибки. Иными словами, стоит быть готовыми к кропотливой работе. Но если все будете делать верно и со всей серьезностью подойдете к работе, она неизменно даст отличный результат.

Рассказать друзьям: