Отправка договоров на подпись в СБИС: пошаговое руководство

СБИС — это современная система, основное назначение которой заключается в упрощении бизнес-процессов, а также автоматизации документооборота. Важной функцией СБИС является возможность отправки договоров на подпись, благодаря чему вы стремительно можете оптимизировать процесс согласования и заключения различных соглашений. Чтобы воспользоваться данной функцией, начните со входа в свой личный кабинет в СБИС, где находятся все необходимые инструменты для работы с документами.

Вы можете создать сайт визитку за 30 минут на платформе Tobiz.

Итак, чтобы отправить договор на подпись, сначала загрузите его в систему. Это можно сделать, перейдя в соответствующий раздел вашего аккаунта, где присутствует вкладка для загрузки документов. Выберите нужный файл на вашем компьютере и добавьте его в список загружаемых документов. После того как документ будет успешно добавлен, он отобразится в вашей общей папке.

Следующий этап — указание получателей. В СБИС предусмотрена удобная функция выбора адресата, что позволяет отправлять документы конкретным лицам из вашей контактной книги. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу, можно всего в несколько кликов добавить нужных получателей.

После отправки документа на подпись система СБИС автоматически уведомит выбранных получателей о необходимости подписания. Также можно следить за статусом подписания, что дает возможность быть в курсе всего процесса и реагировать на изменения в любое время. Таким образом, использования СБИС значительно упрощает и ускоряет все этапы работы с договорами, начиная с загрузки документов и заканчивая окончательной подписью.

Создание договора в системе

Для эффективной работы в системе СБИС, особенно при отправке документов на подпись, важно правильно организовать процесс создания договора. Этот шаг является фундаментальным и значительно упрощает последующую отправку на подпись. В системе СБИС процесс начинается с авторизации пользователя. После входа в систему необходимо перейти в раздел документов, откуда можно создать новый договор.

Для создания договора в СБИС предусмотрен удобный и интуитивно понятный интерфейс. Пользователь вводит основные данные договора, такие как:

• Название договора;
• Контрагент;
• Дата подписания и срок действия;
• Сумма и условия оплаты.

Далее, по мере необходимости, к договору можно прикрепить файлы с дополнительными условиями или пояснительными документами. СБИС позволяет создавать стандартные шаблоны договоров, что существенно ускоряет процесс. Используя шаблоны, можно гарантировать, что каждая часть договора будет заполнена без ошибок и учет всех важных условий будет организован правильно.

Кроме того, в СБИС имеются инструменты для передачи договора на согласование и подпись сразу нескольким участникам процесса, что повышает прозрачность и управляемость процессом подписания. На каждом этапе создания и обработки документа пользователь может отследить изменения и при необходимости откорректировать данные в режиме реального времени. Это обеспечивает контроль и высокую точность сведений, что немаловажно для обеспечения правомерности заключаемых сделок.

Управление электронной подписью

Управление электронной подписью является неотъемлемой частью процесса подписания договоров в системе СБИС. Электронная подпись гарантирует подлинность и юридическую силу документа, что особенно важно при удаленной работе с контрактами. Прежде чем отправить договор на подпись, необходимо убедиться, что все участники процесса обладаете необходимыми сертификатами и правами доступа. Управление этим процессом в СБИС интуитивно и легко.

Алгоритм работы с электронной подписью в СБИС:

• Удостоверение личности каждого подписанта с использованием сертифицированных цифровых сертификатов.
• Назначение и валидность электронной подписи проверяются на этапе загрузки договора в систему.
• Система автоматически уведомляет подписантов об успешной или неудачной подписи документа.

Интеграция системы СБИС с электронной подписью позволяет не только рационализировать документооборот, но и следить за статусом выполнения каждой подписи. Модуль управления электронной подписью предоставляет информацию о всех действиях с документами. При необходимости вы можете оперативно выслать повторное приглашение на подписание или сменить ответственного подписанта.

Эффективное использование возможности управления электронной подписью системы позволяет сократить время и ресурсы при заключении договоров. Это не только ускорит процесс, но и сделает его более прозрачным и надежным.

Отправка договора на подпись

Процесс отправки договора на подпись в платформе СБИС является важным этапом взаимодействия между контрагентами. Для начала необходимо убедиться, что все детали договора правильно заполнены и согласованы. После этого переходите непосредственно к отправке.

• Авторизация: Войдите в свой аккаунт СБИС и выберите раздел, посвященный договорам.
• Настройка получателя: Укажите, кому вы хотите отправить документ. Это может быть один или несколько участников сделки.
• Подготовка электронных подписей: Для обеспечения юридической значимости, всегда проверяйте наличие электронной подписи. Это особенно важно в случае, если контрагенты находятся в разных регионах.
• Отправка документа: Нажмите кнопку "Отправить на подпись", чтобы инициировать процесс согласования. Система автоматически уведомит получателя о необходимости подписания.

Проверка и отслеживание: После отправки договора, можно следить за его статусом в реальном времени. В СБИС имеются инструменты, позволяющие получить уведомление о подписании документа контрагентом, что является показателем успешного завершения процесса.

Отслеживание и подтверждение подписания

После того как вы отправили договор на подпись через систему "СБИС", необходимо эффективно управлять процессом его подписания. В СБИС предусмотрены удобные инструменты для отслеживания всех этапов подписания документов.

• Когда договор переходит на этап ожидания подписи, вам доступна возможность следить за его статусом в личном кабинете.
• Уведомления автоматически отправляются всем заинтересованным сторонам, таким как инициатор подписания и получатель.
• Каждый шаг процесса подписания фиксируется в системе, что позволяет минимизировать риск ошибок и задержек.

Подтверждение подписания происходит автоматически после того, как все стороны поставят электронные подписи. В СБИС в этот момент изменяется статус документа, и он считается официально заключённым.

• Документы сохраняются в архиве, что гарантирует их сохранность и доступность для последующего использования.
• Все действия участников фиксируются, что позволяет оперативно разрешать возможные споры.

Результаты процесса подписания можно легко экспортировать или интегрировать в другие системы, что повышает общую эффективность документооборота.

Практические советы по снижению ошибок

• Подготовка документа к отправке: Перед тем как в СБИС отправить договор на подпись, убедитесь, что все данные в документе верны и полны. Проверьте корректность имен и контактов, а также убедитесь, что документ соответствует внутренним стандартам вашей компании.
• Структурирование информации: Разбейте информацию в договоре на логические блоки. Это поможет избежать недопонимания и ошибок при его подписании. Возможно, стоит создать список важных условий и положений договора для контроля.
• Предварительное согласование: Если договор сложный или предполагает множественные стадии согласования, обсудите его с ключевыми участниками заранее. Это поможет избежать повторных отправок на подпись и ускорить процесс.
• Эффективное использование электронных подписей: Убедитесь, что все стороны, участвующие в подписании, имеют нужные доступы и права на использование электронных подписей в СБИС. Проконсультируйтесь с IT-специалистами вашей компании для решения технических вопросов.
• Обзор и проверка: После отправки договора на подпись, внимательно отслеживайте путь документа в системе и при необходимости проводите ревизию. Это позволит вовремя устранить возможные неполадки и избежать задержек в процессе подписания.
• Обратная связь: Наладьте эффективную обратную связь с получателями договора. Это не только ускорит подписание, но и уменьшит вероятность возникновения ошибок, так как люди будут заранее уведомлены о необходимости уточнений.
• Инструктаж сотрудников: Обучение персонала правильным процедурам работы с СБИС и договорными документами значительно снизит процент ошибок и ускорит все процедуры. Периодически обновляйте инструкции и документацию согласно изменениям в нормативных актах.

Вывод

Использование системы СБИС для отправки договоров на подпись заметно облегчает документальные операции. Понимание основных шагов — от создания до управления электронной подписью, позволяет избежать множества ошибок. Система позволяет не только быстро отправить договор на подпись контрагенту, но и отслеживать весь процесс подписания. Это значительно экономит время и предотвращает человеческие ошибки. Регулярное обновление знаний о возможностях СБИС также способствует повышению эффективности в документообороте. Итогом рационального использования системы станет повышение надежности и быстроты подписания договорных документов.

Наш конструктор сайтов визиток поможет сделать сайт за 1 час.